Aplikacja do planowania dnia i zarządzania czasem pracy zespołu

Aplikacja do planowania dnia i zarządzania czasem pracy zespołu

Efektywne zarządzanie czasem

Bycie wydajnym i efektywnym w dzisiejszych czasach jest jak oddychanie. Według najnowszych badań, jakie przeprowadził Gartner, przeciętny manager ma o 51% więcej obowiązków, niż jest w stanie efektywnie obsłużyć.

W związku z tym coraz istotniejsze staje się skuteczne delegowanie i monitorowanie postępów. Warto wykorzystać do tego aplikacje. Najlepsze to te, które są aktywnie używane przez pracowników. Dlatego jako menedżer nie kieruj się tylko możliwościami, jakie aplikacja daje pojedynczej osobie. Musi być ona narzędziem, dzięki któremu będziesz w stanie rozliczyć zespół z wykonywanych zadań.

Dlaczego warto korzystać z aplikacji do planowania czasu i zadań?

Aplikacja pozwala uwolnić naszą głowę od tego, co, komu, kiedy i na kiedy zostało powierzone. Zadania, jakie realizuje zespół trzeba weryfikować. Czasami będą potrzebne bardziej zaawansowane funkcje, dzięki którym sprawdzimy chociażby poświęcony czas.

Narzędzia pozwalają pracować z listami zadań poszczególnych osób i podjąć decyzję komu przydzielić następne zadanie. Właśnie takie elementy sprawiają, że łatwiej zabrać się do zarządzania zadaniami.

Czy kalendarz Google wystarczy w firmie?

Narzędzia jakie zapewnia Google są dobrym pierwszym krokiem, jednak wielu menedżerów szybko zaczyna mieć większe wymagania w różnych obszarach. Kalendarz Google pozwala wyświetlać wydarzenia i zadania. Jednak to kalendarz w Fortask pozwala utworzyć listę zadań dla każdej osoby w zespole i weryfikować realizację zadań w prostej formie wizualnej - widać zadanie w kalendarzu? Znaczy to, że nie zostało ono wykonane.

Dostęp do określonych zadań? Tutaj ponownie Fortask pozwala skutecznie pracować, umożliwiając wybór wykonawcy tylko danej grupie projektowej. Listy zadań to też niejedyna forma wizualna. Twórz zadania i wyświetlaj w firmie nie tylko listy, ale także tablicy zadań z podziałem kolumn na kilkanaście różnych wariantów.

To coś, czego nie osiągniesz używając kalendarz od Google.

Listy zadań - jak pracować efektywniej?

Niektóre zadania są powtarzalne - jest tak w każdej firmie. Aplikacja taka, jak Fortask, pozwala tworzyć szablony zadań. Kilkoma kliknięciami utworzysz nawet bardzo złożony i długi proces z szablonu, automatycznie przypisując określone osoby lub grupy jako wykonawców.

Aplikacja zaprojektowana jest tak, aby ułatwiać Twoją pracę i wyświetlać otrzymane zadania, jako plan dnia lub tylko te na dany dzień. Jeśli Twoje zadania nie mają przypisanego terminu wykonania, możesz łatwo zaplanować cały dzień z takich tasków.

Zadania możesz grupować po projektach lub wykonawcach, zlecających, dacie wykonania. Aplikacje do planowania czasu skupiają się w większości na blokach czasowych - w Fortask mając zaplanowane zadania w czasie rzeczywistym dostajesz powiadomienia o pojęciu realizacji przez Twoich pracowników, a także przypomnienia o terminach ich realizacji.

Zautomatyzuj swoje planowanie zadań za pomocą zadań cyklicznych

Jeśli chcesz wznieść swoje planowanie na wyższy poziom, warto skorzystać z zadań cyklicznych. W ten sposób nawet elementy wykonywane sporadycznie są zawsze w odpowiednim momencie dodawane do Twojej listy zadań. W Fortask takie zadania bardzo często są dla użytkowników formą przypomnienia, automatycznej rezerwacji czasu i mogą dotyczyć różnych tematów, jak podsumowanie statusu projektów, stałe elementy miesiąca do planowania, czy nawet listy zakupów.

Rób listę zadań - szybkich TO-DO

Wielu ludzi mówi o listach TO-DO i zazwyczaj realizuje je analogowo lub w prostej cyfrowej formie dostępnej tylko dla nich. Najlepsze aplikacje do planowania są nastawione na bloki czasowe i konkretnych wykonawców dla tych zadań.

Aplikacja Fortask umożliwia tworzenie checklist w zadaniu, które są właśnie formą prostego i szybkiego TO-DO, jednak ta forma daje odpowiedni dostęp i wgląd dla osób wewnątrz firmy.

Dla elementów bardzo szybkich przeznaczony jest widżet na pulpicie, który służy jako lista TO-DO. Aplikacja pozwala wyświetlać takie szybkie punkty na kalendarzu i udostępniać go dowolnym osobom zwykłym linkiem.

Fortask - kompaktowe rozwiązanie do zarządzania firmą, śledzenia czasu i postępu zadań

Siła skutecznych rozwiązań tkwi w prostocie. Właśnie dlatego aplikacja Fortask pozwala zachować Ci kontrolę nad tym, jakie elementy będą dostępne dla Twojego zespołu. Poza statusami zadań możesz korzystać z takich funkcji jak Etykieta, Tagi (nawet w podstawowej wersji) i tworzyć własne szablony zadań.

Śledzenie czasu pracy nad zadaniami? Proszę bardzo! Możesz w łatwy sposób estymować czas zadania, jakie tworzysz lub aplikacja zrobi to za Ciebie jeśli korzystasz z szablonów. W wersji podstawowej masz mniej zaawansowanych funkcji, ale nadal masz otwartą możliwość dodawania dalszych modułów według potrzeb, jak moduł raportowy (w pełnym pakiecie).

Aplikacja dostępna jest też na urządzeniach mobilnych i na komputerze przez przeglądarkę. Mając narzędzie, które działa na różnych urządzeniach możesz tworzyć projekty i pracować na zadaniach w dowolnym miejscu. Podobnie Twoi ludzie.

Fortask działa w oparciu o chmurę, więc nie ma konieczności czekać na synchronizację i zastanawiania się, jakie są postępy w pracy nad najważniejszymi tematami.

Przejmij kontrolę nad zadaniami zespołu

Fortask to aplikacja, która oddaje w Twoje ręce kontrolę. Zdefiniuj kto i w jakich obszarach może zmienić wykonawcę, termin realizacji zadań. Jeśli masz w firmie kilka działów, to właśnie w naszej aplikacji wyznaczysz granice, dzięki którym pracownicy będą mieli możliwość przypisania zadań do dowolnych osób w jednych projektach, a w innych konieczność skupienia się tylko na zasobach określonego zespołu.

Najlepsze aplikacje do zarządzania działają tak, aby pomagać Ci w pracy. Tak właśnie działa Fortask.

Tworzenie zadań to tylko jedna strona medalu. Weryfikacja rzeczy do zrobienia i rozliczanie pracy zespołu to druga. W aplikacji sprawdzisz, co jest po terminie realizacji, bez zbędnego budowania kontekstu możesz oznaczyć pracownika w komentarzu i zadać krótkie i konkretne pytania. Oszczędza to czas pracy menedżera i pozwala wypracować z zespołem dobre nawyki w postaci regularnej pracy na zadaniach i terminowej realizacji projektów.

Aby pomóc w pracy, Fortask pozwala użyć pulpitu do zapisywania rzeczy (za pomocą widżetu notatek). Taki Pulpit może zawierać najważniejsze dla Ciebie dane: liczba otwartych zadań, okna składające się z zadań określonych osób lub ostatnie komentarze albo powiadomienia. Aplikacja może także wysyłać przypomnienia o terminach realizacji zadań.

Jeśli wolisz listy zadań - będziesz w stanie je dopasować do swoich preferencji wyświetlając potrzebne kolumny. Jeśli dobrze pracuje Cię się na tablicy typu kanban - koniecznie musisz sprawdzić tablicę zadań i tablicę podzadań w naszej aplikacji. Tablice pozwalają wyświetlić dane w bardziej wizualny sposób i dosłownie pokazać to co jest do zrobienia. Kolumny mogą stanowić termin realizacji, przez co Tablica przypominać będzie oś czasu. Kolumny mogą też być grupowaniem na projekty, dzięki czemu zobaczysz jakie elementy wymagają wparcia.

To wszystko pomoże Ci poprawić produktywność Twojego zespołu i jednocześnie ułatwić wykonywanie obowiązków. Dodatkowo aplikacja Fortask jest łatwa w obsłudze dla przeciętnego użytkownika.

Skutecznie współpracuj z innymi

Dobra komunikacja w zespole to coś więcej, niż lista zadań czy aplikacja do planowania dnia. Możliwość układania pracy jest ważna dla każdego menedżera, jednak do zarządzania pracą kilkunastu lub kilkudziesięciu osób potrzebujesz aplikację, która poprawi komunikację.

Fortask dostarcza nie tylko moduł zadaniowy, ale także Bazę wiedzy - potężne narzędzie, w którym będziesz mógł stworzyć instrukcje i najważniejsze firmowe dokumenty. W ten sposób wiedza dostępna jest o jedno kliknięcie od zadania.

Aplikacja oddaje do dyspozycji moduł Kanałów, gdzie w oderwaniu do zadań jest możliwość zamieszczania wpisów oraz czynnego udziału w dyskusji dla całego zespołu. W zależności od wymagań twórz kanały publiczne, do którego dostęp będą mieli wszyscy użytkownicy. Dzięki temu w bardzo szybki sposób możesz dotrzeć z ważnymi informacji od każdego. Rozmawiaj w zamkniętej grupie -kanały prywatne to idealna alternatywa do przeprowadzenia dyskusji w mniejszej grupie. Wydzielona grupa będzie mogła przeprowadzić rozmowę bez udziału innych.

Jedna aplikacja do planowania pracy firmy!

Rozmawiając z menedżerami widzimy, że w wielu firmach każdy dział, departament stosuje inne aplikacje dopasowane do swojej specyfiki. Jednak przykłady naszych klientów pokazują, że takie rozwiązanie utrudnia skuteczną kontrolę na poziomie zarządu. Fortask to aplikacja stworzona na polskim rynku na podstawie rozmów z wieloma decydentami, która ma ułatwić realizację nie tylko codziennych zadań w zespołach, celów tygodniowych, kwartalnych i rocznych, ale także zoptymalizować komunikację całej firmy. Aplikacja daje idealny widok z góry na całą organizację - taski, strukturę z możliwością wgryzienia się w szczegóły.

Fortask to narzędzie do zwiększenia efektywności pracy na zadaniach, które poprawia produktywność zespołu w prosty sposób pokazując co jest do zrobienia.

Podsumowanie

Jeżeli mierzysz się z planowaniem pracy zespołu kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników pracujących w kilku działach i chcesz usprawnić firmowe procesy, to aplikacja Fortask jest tym czego szukasz.

Umów się na spotkanie, gdzie porozmawiamy o tym jak aplikacja wpasuje się w styl pracy Twojej firmy, skorzystaj z wersji darmowej (14 dni na próbę z pełnym pakietem) i przekonaj się sam jaki będzie mieć wpływ na produktywność Twojego zespołu.


Łukasz Fiszer
22 sierpnia 2023

Umów się na prezentację

Na spotkaniu z naszym specjalistą poznasz aplikację Fortask i dowiesz się jak może pomóc Ci zoptymalizować pracę w Twojej firmie.

Umów się na prezentację