Jeżeli planujesz rozpocząć pracę z aplikacją Fortask, a dotychczas korzystałeś z Trello ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Zaprezentujemy w nim w jaki sposób przenieść karty z Trello do aplikacji Fortask w formie zadań. Na koniec artykułu podsumujemy również jakie przyniesie to korzyści dla Twojego zespołu.
Na samym początku musimy zacząć od podstaw. Trello jako aplikacja domyślnie nie wprowadza żadnego standardu co oznacza, że sposób jej wykorzystania przez dany zespół może znacząco się różnić. Wszystko zależy od potrzeb i wyobraźni zespołu. Pomimo różnic w dość łatwy sposób da się zauważyć podobieństwa w tablicach poszczególnych firm. Oczywiście samo nazewnictwo choćby kolumn będzie się różniło, ale jedna zasada często zostaje powielona. Mianowicie chodzi o sposób w jaki organizowane są kolumny na tablicy. Najczęściej same nazwy i przeznaczenie kolumn odnosi się do poszczególnych etapów wykonywanych w trakcie zadania. Najprostszym przykładem może być tutaj następująca konfiguracja kolumn:
- Do zrobienia
- W trakcie
- Testowanie
- Zrobione
Zapewne taka forma jest jasna dla każdego. Nowe zadania dodawane są w formie karty i początkowo umieszczone są w kolumnie Do zrobienia. Następnie po rozpoczęciu prac przesuwane są do kolumny w W trakcie. Po zakończeniu umieszczone zostają w kolumnie Testowanie, by na sam koniec zostać przeniesione do sekcji Zrobione. Osoby odpowiedzialne za wykonanie są przypisywane do danej karty. Dodatkowo możemy założyć, że za testy zawsze odpowiada jedna osoba i to zajmuje się kartami, które zostaną tam umieszczone.
Powyższy przykład jest jednak bardzo prosty i często nie sprawdzi się w większych firmach, gdzie w wykonanie zadania zaangażowanych jest wiele osób, a sam proces jest dużo bardziej skomplikowany. Dlatego też przedstawię drugi przykład bardziej rozbudowanej tablicy.
- Pomiar i wycena
- Akceptacja klienta
- Wykonanie
- Malowanie
- Montaż u klienta
- Zrealizowane
W tym przypadku jak widać każda kolumna odnośnie się do konkretnego etapu wykonania zadania. Od razu można domyślić się również, że bierze w nim udział wiele osób, ponieważ zazwyczaj pomiar i wycenę wykonuje zupełnie inna osoba niż malowanie.
Choć nigdzie nie ma rekomendowanego przepisu na konfigurację Trello to przedstawione powyżej przykłady są dość częstą praktyką w wielu firmach. Oczywiście nie będziemy skupiać się na wadach i zaletach w kontekście samej aplikacji Trello. Skupimy się na tym w jaki sposób przenieść tak ustawioną tablicę z Trello do Fortaska.
Na wstępie musimy uświadomić sobie, że Fortask jest aplikacją, która zasadniczo różni się od Trello już na etapie samej koncepcji odnośnie realizowania zadań. W naszej aplikacji skupiamy się właśnie na zadaniach i to one są podstawowym elementem. Każda zadanie ma swój odrębny status, a dodatkowo może składać się z mniejszych elementów składowych nazywanych podzadaniami. Każde podzadanie będące wykonywane przez różne osoby również posiada swój status.
W naszej aplikacji wspomniane wyżej zadanie mogłoby wyglądać następująco:
Jak widzisz na pierwszy rzut oka zadanie to ma przydzielonych pięć podzadań. Za każde z nich odpowiedzialna jest inna osoba. W ten sposób w zadaniu mamy przeniesione wszystkie etapy pracy, które składają się na realizację całego zadania. Zauważ, że nie umieściliśmy żadnego podzadania dla kolumny Zrealizowane. Dlaczego? Dlatego, że w aplikacji Fortask zadanie po zrealizowaniu wszystkich podzadań zadanie otrzymuje status Rozwiązane.
W praktyce wygląda to tak, że zaraz po zleceniu zadanie będzie miało status Oczekujące, Gdy tylko jedna z osób rozpocznie lub wykona swoją część i wybierze status dla podzadania W trakcie lub Rozwiązane, całe zadanie otrzyma status W trakcie. W momencie rozwiązania wszystkich podzadań zadanie zmieni status na Rozwiązane.
Teraz trochę o samym widoku listy zadań. W trello są one przedstawione w formie tablicy. W aplikacji Fortask lista zadań może być wyświetlana na wiele sposób w zależności od tego jaki widok preferujesz. Podstawowym widokiem jest lista zadań. Ten widok możesz dostosować poprzez zmianę sortowania, grupowania, zmianę widoczności kolumn.
Oprócz samej listy zadań możesz skorzystać z widoku tablicy kanban tak jak w przypadku Trello.
Na koniec warto wspomnieć również o możliwośći skorzystania z pulpitu. W tym miejscu użytkownik sam definiuje jakie widgety chce użyć. Każdy widget może korzystać z dowolnych filtrów. Dzięki czemu możemy pokazać w nich np. zadania po terminie, zadania do wykonania przez dowolnego pracownika, grupę itp.
Jak widzisz w Trello proces realizacji opiera się na żonglowaniu kartą (zadaniem) w poszczególnych kolumnach w zależności od wykonywanego etapu. W Fortasku zadanie jest elementem, który zawiera wszystkie wszystkie etapy wewnątrz i to właśnie w nim są one oznaczane jako zrealizowane.
Omówiliśmy podstawowe zagadnienie o tym jak wygląda praca z zadaniem w Trello i Fortasku. Teraz pewnie nasuwa Ci się myśl co jeszcze zyskasz korzystając z naszej aplikacji. Zasadniczo atutów jest wiele, ale pozwolę sobie wymienić dokładnie trzy, które w mojej ocenie są najbardziej interesujące.
- Zależności między podzadaniami.
Pierwszy aspekt, który chciałbym poruszyć jest zasadniczo prostą funkcją. Mianowicie definiując etapy pracy w danym zadaniu możesz zdefiniować również kolejność ich wykonania. Dzięki temu zapobiegniesz sytuacji, w której np. Twój pracownik rozpocznie wykonywanie produktu, gdy Ty jeszcze nie zakończyłeś negocjacji z klientem i nie wiesz czy ostatecznie zlecenie będzie realizowane. - Współbieżne wykonywanie kilku etapów.
Jeżeli jesteś stałym użytkownikiem Trello ciekawi mnie jak radzisz sobie z sytuacją, gdy przy przedstawionym wyżej podziale kolumn dochodzi do sytuacji, w której w jednym momencie wykonywane są dwie czynności. Przykładowo Wykonanie i Malowanie. W takiej sytuacji tworzysz kolejną kolumnę “Wykonanie/Malowanie” czy po prostu starasz się pamiętać, że taka sytuacja ma miejsce?
W naszej aplikacji w takim przypadku sytuacja jest oczywista i przejrzysta. Po prostu dwa lub więcej podzadań mają ustawiony status W trakcie. Dzięki czemu każdy zainteresowany wie co dokładnie dzieje w danym momencie.
Lista podzadań wykonywanych w tym samym czasie - Szablony zadań.
Odniosę się tutaj kolejny raz to sytuacji jaka może zaistnieć w przypadku Trello. Przedstawiony powyżej przykład odzwierciedla tablicę w przypadku zadań związanych bezpośrednio z wyceną i produkcją zamówienia pod klienta. Jednakże jedna tablica często nie wyczerpuje potrzeb firmy. Wyobraźmy sobie, że oprócz samej realizacji zlecenia firma zamawia również materiały, prowadzi sprzedaż detaliczną w sklepie internetowym itp. Każda z tych gałęzi działalności charakteryzuje się innym zestawem etapów do wykonania. Nie da się tego zrealizować na jednej tablic, co w efekcie powoduje, iż tablic w najlepszym przypadku ma tylko kilka.
Szablony zadań służą do usprawnienia i automatyzacji tworzenia zadań. Mają zasadniczo dwa zastosowania. Pierwsze polega na tym, iż możemy w szablonie możemy zdefiniować parametry wejściowe jakie należy/można podać przy tworzeniu zadania.
Dzięki temu najważniejsze informacje będą miały zawsze taką samą formę/nazwę, a co najważniejsze nikt nie zapomni ich umieścić dodając zadanie.
Formularz wymuszający podanie wybranych informacji podczas dodawania zadania
Drugie zastosowanie to możliwość zdefiniowania domyślnych podzadań dla danego szablonu. W efekcie po dodaniu zadania z danym szablonem lista podzadań zostanie domyślnie utworzona. To rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu.
Idąc dalej możesz zdefiniować szablony zadań dla realizacji zleceń, zakupu materiałów, sprzedaży detalicznej, rozwoju sklepu. Każdy z nich będzie miał inne parametry wejściowe i listę podzadań do realizacji. Docelowo zadań będzie widoczne na jednej liście bez konieczności przełączania pomiędzy różnymi obszarami.
Zdefiniowane podzadania, które zostaną automatycznie utworzone po dodaniu zadania
Zalety szablonów zadań zostały opisane szerzej w poprzednim artykule: Poprawa skuteczności rozwiązywania zadań dzięki szablonom zadań oraz w dziale Wsparcia tutaj. Zachęcamy do zapoznania się z tymi materiałami.
Jak widzisz przejście z Trello do Fortaska jest jak najbardziej możliwe. Oczywiście wymaga to zmiany w podejściu do samego zadania i wykonywanych etapów. Pomimo tego mam nadzieję, że przekonałem Cię, iż logika podzadań oraz ich realizacji w naszej aplikacji jest logiczna i przejrzysta. Jeżeli nie miałeś jeszcze okazji skorzystać z aplikacji Fortask to gorąco zachęcam do założenia darmowego konta.
