Doba powinna mieć 48 godzin a tydzień 14 dni – z pewnością taka myśl przeszła przez głowę niejednego przedsiębiorcy lub pracownika, gdy natłok zadań wydaje się nie do opanowania. Jeśli chcemy wyjść z tej pętli wiecznie goniących terminów, nie tylko musimy zmienić swoje nastawienie, ale i poszukać bardziej skutecznych metod organizacji pracy. Ciekawym rozwiązaniem mogą okazać się szablony zadań.
Czas to pieniądz! Popularne powiedzenie ma, jak najbardziej pokrycie w rzeczywistości, bowiem każdy będzie w stanie wycenić ile kosztuje go godzina lub cały dzień pracy. Pod natłokiem obowiązków dosłownie każda minuta z naszego grafiku potrafi być na wagę złota. W takich wypadkach zaczynamy szukać nowych, bardziej skutecznych technik zarządzania czasem. Przede wszystkim, jednak musicie sobie uświadomić, że przepracowanie spowodowane piętrzącymi się zadaniami wynika wyłącznie z waszej nieprzemyślanej organizacji dnia. Niestety to najprostsza droga do wypalenia zawodowego. Po co utrudniać sobie życie, skoro wiele z codziennych czynności można zautomatyzować? Takie zadanie można powierzyć szablonom zdań.
Szablony zadań, jako odtrutka na przepracowanie
Życie społeczne człowieka tworzą ściśle określone reguły, rządzące się odpowiednimi schematami. Podobnie jest w biznesie, bowiem należyte rozpoznanie natury naszych obowiązków to pierwszy krok do odciążenia grafiku. Z pewnością zdarza się, że wykonujecie kilka razy tygodniowo czy nawet dziennie czynności o tej samej treści. Jaki jest, zatem sens powtarzania po wielokroć danej czynności, gdy tak naprawdę procedurę można uprościć?
Tworząc zadania powielacie schematy dodając te same etapy wykonania czy wymagając odpowiednich informacji od zlecającego. Dzięki dedykowanym rozwiązaniu możecie zdefiniować listę niezbędnych danych wymaganych przy dodawaniu zadania oraz z góry określić listę podzadań jakie mają zostać automatycznie dodane. W ten sposób zaoszczędzacie czas sobie, pracownikom. Po pierwsze odciążacie ich z obowiązku dodawania podzadań odpowiednich dla każdego z etapów zadania oraz wymuszacie na zleceniodawcy podanie niezbędnych danych. W efekcie osoba, która wykonuje poszczególny etap ma zapewniony komplet potrzebnych informacji i nie traci czasu na poszukiwania.
W szablonie zadań możecie zdefiniować:
- dane wymagane do uzupełnienia przy tworzeniu nowego zadania
- listę podzadań, które zostaną automatycznie dodane
Korzyści płynące z wprowadzenia szablonów
Szablon to automatyzacja pewnych procesów. Powierzenie tych zadań programowi odciąża umysł człowieka od dodatkowej bolączki wywoływanej przez, potocznie mówiąc, sklerozę. Program popełnia błędy zdecydowanie rzadziej (lub wcale) niż człowiek. Szablon oznacza również wprowadzanie powtarzalnych procedur, które łatwiej realizować, gdy dochodzi choćby do zmian kadrowych. Firma będzie bardziej odporna na różnego rodzaju perturbacje personalne, a szkolenia nowych rekrutów nie zajmują tyle czasu.
Tym samym Ty lub cały zespół zachowuje większą elastyczność na potencjalne korekty w działaniu. Jednocześnie w ten sposób uzyskujemy skalowalne efekty i co najważniejsze masz więcej czasu dla siebie. Nie musisz marnować swojego dnia na podrzędne czynności, podczas gdy ważniejsze obowiązki czekają tuż za rogiem.
