Jak wydajnie planować zadania dla swojego zespołu?

Planowanie to słowo klucz we współczesnym zarządzaniu. Można zauważyć różne podejście do tej tematyki. Niektórzy więcej planują niż faktycznie robią, zaś inni potrafią iść całkowicie na żywioł. Oczywiście żadnego z tych ekstremum nie polecamy. Najlepszym rozwiązaniem będzie poszukanie złotego środka. Tylko, jak to zrobić?

Efektywne zarządzanie ma na celu podnoszenie skuteczności poprzez maksymalne i produktywne wykorzystywanie czasu pracy. Time management sztuką łatwą nie jest, szczególnie, gdy codziennie towarzyszy nam zabiegana atmosfera. Nawałnica telefonów, wiadomości e-mail i innych rutynowych zajęć skutecznie odciąga od tego, co naprawdę istotne. Bez odpowiedniego planowania dnia lub tygodnia pracy do naszego grafiku szybko wkradnie się chaos. W konsekwencji grożą nam nie tylko niepotrzebne nerwy, ale to także prosta droga do wypalenia zawodowego.

Zaklinacze rzeczywistości

Należyte planowanie zadań należy zacząć od własnej osoby. W końcu, jako lider musicie wyznaczać konkretny kierunek dla całego zespołu. Trudno jednak oczekiwać solidnych efektów od kogoś, gdy sami nie potrafimy zadbać o porządek we własnym terminarzu. Rola wzorca to bardzo odpowiedzialne zadanie. Odpowiednie rozplanowanie własnego dnia pracy oczywiście wymaga od nas myślenia na kilka kroków do przodu. Rzecz jasna zbyt drobiazgowe planowanie to kolejna skrajność, której chcemy uniknąć.

Jednocześnie nie próbujmy zaklinać rzeczywistości. Gdy już coś sobie zaplanujemy, często z maniakalnym wręcz uporem chcemy trzymać się wyznaczonej ścieżki. Podążamy nią, tak jakby miała prowadzić nas w świetlaną przyszłość. Złudna wiara w nieomylność naszych planów to poważny problem. Napotkamy wiele sytuacji, które zweryfikują podjęte pomysły, wymuszając jednocześnie ciągłe adaptowanie do zastanej rzeczywistości. Dużo gorzej, jeśli usilnie próbujemy naginać rzeczywistość do naszych planów.

Każdy plan w istocie, jest jakimś wyobrażeniem pewnego scenariusza. Układamy go bazując na naszym lub całego zespołu doświadczeniu lub kierując się przeczuciem. Przedłożony pomysł ma tylko pomóc w rozwiązaniu konkretnych problemów, poprzez ich należyte rozpoznanie i postawienie sobie pytania: jak możemy wybrnąć z danej sytuacji? Gotowy plan pewnie nie raz wyrzucicie do kosza. Jednak wypracowane pytania i metodologia rozwiązywania problemów zostają z wami, stając się prawdziwym zyskiem dla zespołu.

Codzienny grafik

Dni, czasem nawet tygodnie pojedynczych pracowników jak i całych zespołów ludzi wypełniają przeróżne zadania. Na tym etapie skupiamy się na ich najefektywniejszym wykonaniu. Tym samym pojawia się problem tzw. „celów i projektów”. W dużym stopniu skupiamy się na tym, co przed nami rozwiązując bieżące problemy. Nieustannie kalkulujemy koszty i zyski, by jasno sprecyzować spodziewane rezultaty. Wtedy pojawia się następująca kwestia: czy dana czynność jest opłacalna? Drugim zasadnym pytanie będzie: co muszę poświęcić lub zainwestować, aby osiągnąć konkretny cel?

W przypływie euforii wynikającej z nowego pomysłu nie raz pewnie chcieliśmy rzucić się w wir pracy. Bywa tak nie tylko w życiu zawodowym, ale i nawet prywatnym, gdy szukamy nowego hobby. Zaraz potem powinna jednak przyjść chwila otrzeźwienia. Jeszcze zanim wydacie pierwszy grosz i postawicie pierwsze kroki zadajcie sobie pytanie, co właściwie chcecie osiągnąć, ile czasu oraz wysiłku będzie was to kosztować? Jeśli znajdziecie odpowiedzi na powyższe pytania szybko zejdziecie na ziemię, bowiem okaże się, że poświęcona ilość czasu będzie niewspółmierna do potencjalnych rezultatów. Oczywiście, na tym nie powinniście kończyć swoich zmagań z tym problemem. Etapem drugim rozważań musi być znalezienie alternatywy. Może podobne lub lepsze efekty są w waszym zasięgu przy mniejszym nakładzie sił?

Zmysł stratega

Skąd jednak macie wiedzieć, w co warto się angażować, a czego powinniście unikać? Niemal każda współczesna branża rodzi wiele możliwości ścieżek rozwoju. Generowanie zasięgu, pozyskiwanie klientów, nowych kontaktów biznesowych i poszerzanie wiedzy można realizować na różne sposoby. Jednak nie jesteście w stanie wcielić w życie każdego pomysłu. Fizycznie nie ma takiej możliwości, aby być w kilku miejscach na raz, a wasz czas nie jest z gumy. To właśnie poziom strategii ma pomóc dobierać konkretne pomysły, tak aby w dalszej perspektywie tworzyły jednolity plan.

Bez wątpienia przyda się zmysł stratega. Jeśli nie przejawiacie takich zdolności, to użycie, chociaż wyobraźni. Na tym etapie nie wybiegajcie do przodu o kilka dni czy tygodni, ale o całe miesiące lub nawet jeszcze dalej. Warto zastanowić się, gdzie chcę być ja i mój zespół za rok od tej chwili. Tym samym wypada przekalkulować zyski oraz straty, ponieważ po drodze do swojego celu może przyjść wam zrezygnować z potencjalnie lukratywnych zleceń.

Kilka zasad wartych zapamiętania

Do każdego celu prowadzą małe kroki. Nie należy bagatelizować nawet z pozoru trywialnych czynności, jak choćby zwykłego docenienia podwładnych z realizacji celów zespołu. W ten sposób pracownicy są rozliczani i orientują się w tym, co robią inni. Dobrym rozwiązaniem będą także programy służące do przydzielania i egzekwowania poszczególnych kroków. Wprowadzasz w ten sposób pewien ład i przewidywalność niektórych wzorców. Za wszelką cenę unikaj jednak rutyny, stawiaj sobie i innym nowe cele możliwe do osiągnięcia. Jasno sygnalizuj, kiedy konieczne są dodatkowe nakłady pracy a kiedy nie. Ostatecznie należycie poinformowany zespół będzie pracować dużo sprawniej, dzięki lepszej atmosferze.

Unikaj jak ognia przeciążenia pracą. Nadgorliwość i branie zbyt wielkiej ilości obowiązków na swoje barki prowadzi do nieuchronnego wypalenia. Jeśli sam nie potrafisz sensownie rozłożyć swoich sił trudno oczekiwać tego od twojego otoczenia. W dużych strukturach menedżer musi chronić zespół przed abstrakcyjnymi oczekiwaniami reszty organizacji. Szczególnie osób zajmujących wyższe stanowiska, niemających często pojęcia o tym, co faktycznie robisz i jakie wynikają z tego korzyści. Ponownie, samemu również nie planuj wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Pytaj podwładnych o wyzwania, na które napotykają. Co sprawia największe wyzwania? Zastanów się, jak możesz pomóc im w bardziej efektywnym rozporządzaniu czasem.

Wizjonerzy

Określając, na co powinni poświęcać czas pracownicy, należy zastanowić się, czym konkretnie ma zajmować się cały zespół. Wtenczas mogą pojawić się pytania o misję tudzież potencjalną wizję, tego, co robisz. Są to dość abstrakcyjne wartości, trudne do uchwycenia, bowiem odwołujesz się do emocji, wyznawanych wartości, a także niekiedy indywidualnych pasji. Pasja zawodowa może wydawać się tanim sloganem, ale każdy angażując się w coś na 100% chciałby mieć poczucie, że właściwie spożytkował swoje siły. Dlatego przydaje się szersza wizja motywująca do dalszych działań.

Jeśli posiądziesz umiejętność planowania na różnych poziomach, to zespół, z którym współpracujesz będzie pracować niczym należycie naoliwiony mechanizm. Zadania wcześniej wydające się niewyobrażalnym wysiłkiem nagle przestają być tak absorbujące. Podejmowanie decyzji i śledzenie poszczególnych efektów będzie dużo łatwiejsze. Wystarczy uświadomić sobie, że posiadany czas nie jest nieograniczony.

Załóż darmowe konto

Wypróbuj już teraz aplikację Fortask. Załóż darmowe konto i sprawdź możliwości naszej aplikacji.