Planowanie to słowo klucz we współczesnym zarządzaniu. Można zauważyć różne podejście do tej tematyki. Niektórzy więcej planują niż faktycznie robią, zaś inni potrafią iść całkowicie na żywioł. Oczywiście żadnego z tych ekstremum nie polecamy. Najlepszym rozwiązaniem będzie poszukanie złotego środka. Tylko, jak to zrobić?
Efektywne zarządzanie ma na celu podnoszenie skuteczności poprzez maksymalne i produktywne wykorzystywanie czasu pracy. Time management sztuką łatwą nie jest, szczególnie, gdy codziennie towarzyszy nam zabiegana atmosfera. Nawałnica telefonów, wiadomości e-mail i innych rutynowych zajęć skutecznie odciąga od tego, co naprawdę istotne. Bez odpowiedniego planowania dnia lub tygodnia pracy do naszego grafiku szybko wkradnie się chaos. W konsekwencji grożą nam nie tylko niepotrzebne nerwy, ale to także prosta droga do wypalenia zawodowego. Pomóc tu może podejście GTD, stworzone przez Davida Allena. Metoda ta opera się na zasadzie "oczyszczania umysłu" poprzez zapisywanie zadań, dzielenie ich na małe podzadania i systematyczne przeglądy. GTD pozwala uporządkować codzienną pracę i zapobiega przeciążeniu.
Elastyczność zamiast uporu
Skuteczne planowanie zadań warto zacząć od siebie. Jako liderzy wyznaczamy kierunek działania zespołu, ale trudno oczekiwać efektywności, jeśli sami nie potrafimy zarządzać własnym czasem. Bycie przykładem to odpowiedzialna rola — wymaga planowania z wyprzedzeniem, ale z unikaniem przesadnej drobiazgowości.
Równocześnie warto zachować elastyczność. Gdy już coś zaplanujemy, mamy tendencję do kurczowego trzymania się pierwotnych założeń — nawet jeśli rzeczywistość się zmienia. Tymczasem świat pracy rzadko przebiega zgodnie z naszym scenariuszem. Znacznie skuteczniejsze okazuje się reagowanie na zmiany niż próba ich ignorowania. Dobrze skonstruowany plan to tylko narzędzie, nie wyrocznia.
Jak piszą John Kotter i Holger Rathgeber w książce Gdy góra lodowa topnieje:
„Ludzie często ignorują dowody na to, że nadchodzą zmiany – jakby trzymali się starego lodu, licząc, że przestanie topnieć.”
Każdy plan w istocie, jest jakimś wyobrażeniem pewnego scenariusza. Układamy go bazując na naszym lub całego zespołu doświadczeniu lub kierując się przeczuciem. Przedłożony pomysł ma tylko pomóc w rozwiązaniu konkretnych problemów, poprzez ich należyte rozpoznanie i postawienie sobie pytania: jak możemy wybrnąć z danej sytuacji? Gotowy plan pewnie nie raz wyrzucicie do kosza. Jednak wypracowane pytania i metodologia rozwiązywania problemów zostają z wami, stając się prawdziwym zyskiem dla zespołu.
Codzienny grafik
Dni, czasem nawet tygodnie pojedynczych pracowników jak i całych zespołów ludzi wypełniają przeróżne zadania. Na tym etapie skupiamy się na ich najefektywniejszym wykonaniu. Tym samym pojawia się problem tzw. „celów i projektów”. W dużym stopniu skupiamy się na tym, co przed nami rozwiązując bieżące problemy. Nieustannie kalkulujemy koszty i zyski, by jasno sprecyzować spodziewane rezultaty. Wtedy pojawia się następująca kwestia: czy dana czynność jest opłacalna? Drugim zasadnym pytanie będzie: co muszę poświęcić lub zainwestować, aby osiągnąć konkretny cel?
W przypływie euforii wynikającej z nowego pomysłu nie raz pewnie chcieliśmy rzucić się w wir pracy. Bywa tak nie tylko w życiu zawodowym, ale i nawet prywatnym, gdy szukamy nowego hobby. Zaraz potem powinna jednak przyjść chwila otrzeźwienia. Jeszcze zanim wydacie pierwszy grosz i postawicie pierwsze kroki zadajcie sobie pytanie, co właściwie chcecie osiągnąć, ile czasu oraz wysiłku będzie was to kosztować? Jeśli znajdziecie odpowiedzi na powyższe pytania szybko zejdziecie na ziemię, bowiem okaże się, że poświęcona ilość czasu będzie niewspółmierna do potencjalnych rezultatów. Oczywiście, na tym nie powinniście kończyć swoich zmagań z tym problemem. Etapem drugim rozważań musi być znalezienie alternatywy. Może podobne lub lepsze efekty są w waszym zasięgu przy mniejszym nakładzie sił? Aby jednak ocenić, które działania rzeczywiście mają sens, potrzebujecie szerszego spojrzenia - bardziej strategicznego podejścia.
„Strategiczny menedżer wie, że nie chodzi o robienie więcej – chodzi o robienie właściwych rzeczy.”
— Richard Koch, Menedżer 80/20
Zmysł stratega
Skąd jednak macie wiedzieć, w co warto się angażować, a czego powinniście unikać? Niemal każda współczesna branża rodzi wiele możliwości ścieżek rozwoju. Generowanie zasięgu, pozyskiwanie klientów, nowych kontaktów biznesowych i poszerzanie wiedzy można realizować na różne sposoby. Jednak nie jesteście w stanie wcielić w życie każdego pomysłu. Fizycznie nie ma takiej możliwości, aby być w kilku miejscach na raz, a wasz czas nie jest z gumy. To właśnie poziom strategii ma pomóc dobierać konkretne pomysły, tak aby w dalszej perspektywie tworzyły jednolity plan.
Bez wątpienia przyda się zmysł stratega. Jeśli nie przejawiacie takich zdolności, to użycie, chociaż wyobraźni. Na tym etapie nie wybiegajcie do przodu o kilka dni czy tygodni, ale o całe miesiące lub nawet jeszcze dalej. Warto zastanowić się, gdzie chcę być ja i mój zespół za rok od tej chwili. Tym samym wypada przekalkulować zyski oraz straty, ponieważ po drodze do swojego celu może przyjść wam zrezygnować z potencjalnie lukratywnych zleceń.
Kilka zasad wartych zapamiętania
Do każdego celu prowadzą małe kroki. Nie należy bagatelizować nawet z pozoru trywialnych czynności, jak choćby zwykłego docenienia podwładnych z realizacji celów zespołu. W ten sposób pracownicy są rozliczani i orientują się w tym, co robią inni. Dobrym rozwiązaniem będą także programy służące do przydzielania i egzekwowania poszczególnych kroków. Wprowadzasz w ten sposób pewien ład i przewidywalność niektórych wzorców. Za wszelką cenę unikaj jednak rutyny, stawiaj sobie i innym nowe cele możliwe do osiągnięcia. Jasno sygnalizuj, kiedy konieczne są dodatkowe nakłady pracy a kiedy nie. Ostatecznie należycie poinformowany zespół będzie pracować dużo sprawniej, dzięki lepszej atmosferze.
Unikaj jak ognia przeciążenia pracą. Nadgorliwość i branie zbyt wielkiej ilości obowiązków na swoje barki prowadzi do nieuchronnego wypalenia. Jeśli sam nie potrafisz sensownie rozłożyć swoich sił trudno oczekiwać tego od twojego otoczenia. W dużych strukturach menedżer musi chronić zespół przed abstrakcyjnymi oczekiwaniami reszty organizacji. Szczególnie osób zajmujących wyższe stanowiska, niemających często pojęcia o tym, co faktycznie robisz i jakie wynikają z tego korzyści. Ponownie, samemu również nie planuj wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Pytaj podwładnych o wyzwania, na które napotykają. Co sprawia największe wyzwania? Zastanów się, jak możesz pomóc im w bardziej efektywnym rozporządzaniu czasem.
Wizjonerzy
Określając, na co powinni poświęcać czas pracownicy, należy zastanowić się, czym konkretnie ma zajmować się cały zespół. Wtenczas mogą pojawić się pytania o misję tudzież potencjalną wizję, tego, co robisz. Są to dość abstrakcyjne wartości, trudne do uchwycenia, bowiem odwołujesz się do emocji, wyznawanych wartości, a także niekiedy indywidualnych pasji. Pojęcie pasji zawodowej bywa dziś nadużywane, ale nie bez powodu wciąż wraca w rozmowach o pracy. Większość z nas chce mieć poczucie, że wkladany wysiłek ma sens i prowadzi do czegoś większego. Dlatego przydaje się szersza wizja motywująca do dalszych działań.
Jeśli posiądziesz umiejętność planowania na różnych poziomach, to zespół, z którym współpracujesz będzie pracować niczym należycie naoliwiony mechanizm. Zadania wcześniej wydające się niewyobrażalnym wysiłkiem nagle przestają być tak absorbujące. Podejmowanie decyzji i śledzenie poszczególnych efektów będzie dużo łatwiejsze. Wystarczy pamiętać, że nasz czas jest ograniczony.
„Każdy projekt wymaga zrozumienia ograniczeń – czasu, zasobów, zakresu – by podejmować trafne decyzje.”
(opracowanie własne na podstawie PMBOK® 7 – zasady: „systemowe myślenie” i „wartość”)
