Serie numeracji – dodatkowa numeracja dla Twoich procesów
Wprowadzamy Serie numeracji – nowy moduł, który umożliwia automatyczne nadawanie dodatkowych numerów referencyjnych zadaniom tworzonym z szablonów. To funkcjonalność stworzona z myślą o zespołach, które chcą lepiej uporządkować zadania w powtarzalnych procesach, takich jak obsługa reklamacji, zamówień czy zgłoszeń serwisowych.
Twój format, Twoje zasady
Seria numeracji może być skonfigurowana w oparciu o zmienne takie jak:
- YYYY, YY – rok w pełnym lub skróconym formacie
- MM, DD – miesiąc i dzień
- X – miejsce na numer rosnący (np. XXXXX dla 5-cyfrowej sekwencji)
Przykład użycia:
ORD/YY/MM/XXXXX → ORD/25/05/00293
Możesz także ustawić losową numerację, opartą na słowniku znaków – system wygeneruje unikalne numery bez zachowywania kolejności.
Jak to działa?
- Tworzysz serię numeracji – określasz jej nazwę oraz format.
- W szablonie zadania wybierasz, z której serii numeracji ma korzystać – zadania tworzone z tego szablonu będą automatycznie otrzymywać numer zgodny z daną serią.
To ważne: seria numeracji nie zastępuje standardowego numeru zadania. Jest to dodatkowa wartość, która może być używana równolegle, np. jako numer referencyjny lub element na potrzeby raportowania.
Widoczność numeru
Numer z serii można:
- zobaczyć w prawym panelu zadania (jeśli nie jest widoczny – kliknij „Pokaż więcej”),
- wykorzystać do automatycznego nadawania nazw zadaniom,
- dodać jako kolumnę na liście zadań,
- wyświetlić na karcie zadania na tablicy.
Modyfikatory zadań – buduj elastyczne procesy krok po kroku
Przedstawiamy Modyfikatory zadań – funkcjonalność, która umożliwia dynamiczne rozszerzanie zadań tworzonych z szablonów. Dzięki niej Twoje zespoły mogą precyzyjnie dopasować formę zadania do jego konkretnego przypadku – bez komplikowania głównego szablonu i tworzenia wielu jego wersji.
Elastyczność zamiast ręcznego dodawania kroków
Załóżmy, że masz szablon do obsługi nowego klienta, który zawiera główne etapy wdrożenia. W niektórych przypadkach (np. gdy klient ma polisę ubezpieczeniową), potrzebne są dodatkowe działania – do tej pory były one zawsze obecne jako podzadania lub trzeba było je dodawać ręcznie.
Dzięki modyfikatorom można teraz dodać te kroki tylko wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne – bez szumu informacyjnego i bez ingerowania w podstawowy szablon.
Modyfikator = szablon do szablonu
Modyfikator przypomina szablon, ale nie tworzy nowego zadania – rozbudowuje istniejące zadanie, stworzone na bazie szablonu. Ta opcja wpływa na formę zadania, dodając:
- pola dodatkowe – z możliwością oznaczenia ich jako obowiązkowe,
- checklistę do zadania głównego,
- podzadania, które mogą zawierać:
- opisy, terminy, checklisty,
- przypisanie do konkretnego użytkownika lub grupy użytkowników,
- zależności (tylko wewnątrz tego modyfikatora),
- przypisanie do konkretnej grupy podzadań – wizualnego bloku w zadaniu, który pozwala lepiej zorganizować długie procesy w etapy.
Konfiguracja dostępności
Podczas tworzenia modyfikatora administrator definiuje:
- dla jakiego szablonu będzie on dostępny,
- które grupy użytkowników mogą z niego korzystać,
- czy wymagane jest określenie terminu realizacji, czy nie.
Uprawnienia do tej funkcji konfiguruje się osobno – na poziomie projektów i szablonów, podobnie jak np zmianą terminu wykonania zadania.
Jak uruchomić modyfikator?
Modyfikator można dodać:
- Z menu zadania – jako jedna z opcji dostępnych w interfejsie.
- Z prawego panelu zadania, w dedykowanej części „Modyfikatory” – pozwalającej szybko wybrać i zastosować odpowiedni zestaw. W razie potrzeby widoczność tej części można skonfigurować.
Dowolna liczba, pełna swoboda
Do jednego zadania można dodać wiele modyfikatorów, o ile są dostępne dla danego szablonu. Nie ma konfliktów ani zasad wykluczania – każdy modyfikator rozszerza strukturę zadania o dodatkowe komponenty.
Administratorzy zachowują pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy może z nich korzystać.
Automatyzacje – pozwól zadaniom działać samoistnie
Przedstawiamy Automatyzacje – moduł, który pozwala tworzyć zestawy działań uruchamianych automatycznie po wystąpieniu określonych wyzwalaczy i warunków. Dzięki niemu możesz wprowadzić powtarzalność, logikę i spójność do pracy z zadaniami, eliminując potrzebę ręcznego wykonywania części prostych operacji.
Reagowanie na konkretne sytuacje w zadaniu
Automatyzacje działają w tle i aktywują się wtedy, gdy zadanie lub podzadanie spełnia określone warunki. W odpowiedzi na takie zdarzenia mogą wykonać jedną lub wiele wcześniej zdefiniowanych akcji.
Przykład 1: Podzadanie wraca do poprawy
Automatyzacja może:
- przypisać lidera jako nowego wykonawcę,
- zmienić status na „Przypisane”,
- dodać etykietę „Do weryfikacji”,
- ustawić nowy termin wykonania.
To przydatne, gdy zależy nam na szybkim powrocie zadania do osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie.
Przykład 2: Nieobecność użytkownika
Jeśli przypiszesz zadanie osobie oznaczonej jako nieobecna w danym przedziale czasu:
- system może poinformować Cię o nieobecności,
- jeżeli użytkownik ma zastępcę, automatyzacja:
- przypisze zadanie tej osobie,
- oda pierwotnie przypisanego użytkownika jako obserwatora.
Przykład 3: Praca oznaczona etykietą „Gotowe”
Dodanie konkretnej etykiety do zadania może:
- automatycznie zmienić jego status na „Zamknięte”,
- wysłać powiadomienie do lidera lub osoby odpowiedzialnej za kontrolę jakości.
Tworzenie automatyzacji krok po kroku
Automatyzacje mogą tworzyć osoby posiadające odpowiednie uprawnienia. Proces tworzenia jest przejrzysty i oparty na logicznych krokach:
- Nadanie nazwy i wybór wyzwalacza – np. przypisanie zadania, zmiana statusu, dodanie etykiety.
- Określenie warunków dodatkowych – za pomocą filtrów analogicznych do tych znanych z list i tablic. Można zawęzić działanie automatyzacji do:
- konkretnego projektu,
- szablonu,
- autora,
- przypisanego użytkownika,
- określonej etykiety.
- Wybór akcji, które automatyzacja ma wykonać, np.:
- przypisanie użytkownika lub grupy użytkowników,
- zmiana statusu,
- dodanie etykiety,
- ustawienie terminu realizacji zadania lub podzadania,
- dodanie obserwatora,
- wysłanie powiadomienia.
- (Opcjonalnie) Opóźnienie wykonania – automatyzacja może wykonać akcje z określonym przesunięciem w czasie.
- Zapisanie uruchamia automatyzację.
Zarządzanie i porządek
Każdą automatyzację można:
- dezaktywować, jeśli nie ma być tymczasowo używana,
- zduplikować, aby na bazie jednej szybko stworzyć inną,
- usunąć, jeśli przestaje być potrzebna.
Elastyczność dzięki filtrom
Dzięki rozbudowanemu systemowi filtrów możesz bardzo precyzyjnie sterować zakresem działania automatyzacji. Ogranicz ich działanie np. tylko do:
- zadań w konkretnym projekcie,
- zadań utworzonych z wybranego szablonu,
- przypisanych do określonych użytkowników lub autorów,
- zadań zawierających konkretną etykietę.
Oto kilka przykładów:
