Kontekst i wyzwania
Marek był menedżerem w średniej firmie usługowej. Firma wdrożyła Fortask własnymi siłami, jednak system nie rozwiązywał wszystkich problemów. Wynikało to z tego, że ani Marek, ani jego zespół nie korzystali z narzędzia zgodnie z dobrymi praktykami. Zadania pojawiały się w prostej formie, bez podzadań – „Stworzenie plakatu” albo „Weryfikacja działań podjętych w bieżącym roku niezgodnych ze strategią”. Nie miały opisów, kontekstu ani terminów. Część zadań była przypisana do konkretnych osób, część wisiała „w zawieszeniu”, licząc na to, że ktoś się nią zajmie.
Sytuację pogarszało to, że Marek nie prowadził regularnych przeglądów systemu. Wracał tylko do tych tematów, o których sam pamiętał lub akurat wyskoczyło powiadomienie. Lista otwartych spraw rosła z tygodnia na tydzień, a w zespole narastało poczucie chaosu. Ludzie gubili się w priorytetach, a menedżer czuł, że musi wszystkiego pilnować. Zamiast lidera, stawał się strażnikiem, a jego relacje z zespołem zaczęły się psuć.
Rozwiązanie
Szybko stało się jasne, że sama aplikacja nie wystarczy. Potrzebne były działania administracyjno-wdrożeniowe, które uzupełniają posiadanie narzędzia i nadają mu realną wartość w codziennym zarządzaniu. W pierwszym kroku wprowadzono proste szablony zadań. Dzięki nim każde nowe zadanie musiało mieć odpowiednie dane wejściowe oraz termin. Marek i jego zespół nauczyli się także korzystać ze statusu „wstrzymane”. Pozwoliło to oddzielić sprawy, które mają potencjał, ale wymagają dodatkowych funduszy, kompetencji lub nie są kluczowe w danym momencie.
Jako zespół Fortask, pomogliśmy ze szkoleniem z aplikacji i dalszą konfiguracją. Kolejnym elementem wspólnej pracy były regularne przeglądy i raporty, dzięki którym żadne zadanie nie mogło już „zniknąć” w systemie. Wprowadzono również automatyczne przypisywanie zadań dla niektórych grup, na przykład grafików. To uprościło administrację i sprawiło, że zadania trafiały do osób dostępnych w danym momencie, zgodnie z priorytetami.
Najważniejszą zmianą był codzienny rytuał Marka – krótki przegląd systemu, w którym skupiał się na zadaniach po terminie, tych ze zbliżającym się terminem oraz priorytetowych.
Więcej na temat możliwości wsparcia oraz naszej pracy napisaliśmy we wpisie „Wsparcie z zewnątrz w zmianie procesowej: najszybsza droga do efektu i zmniejszenia opóźnień” .
Rezultaty
Zmiany przyniosły widoczne efekty już po kilku tygodniach. Liczba zadań zaczęła być na bieżąco monitorowana, a dzięki statusowi „wstrzymane” łatwiej było zarządzać sprawami, które nie wymagały natychmiastowych działań. Zespół wypracował skuteczne metody przeglądania zadań i tempo realizacji przyspieszyło o połowę.
Codzienny przegląd zadań przestał być dla Marka koszmarem. Zajął on zaledwie dziesięć minut dziennie i zastąpił 3–4 krótkie spotkania, które wcześniej odbywały się niemal codziennie. Zamiast tracić czas na „wrzutki” i szybkie statusy, Marek zyskał przestrzeń na pracę koncepcyjną i strategiczną. Szablony oraz automatyczne przypisywanie zadań odciążyły menedżera i ułatwiły życie zespołowi. Chaos, który wcześniej wydawał się nie do opanowania, udało się uporządkować w ciągu trzech miesięcy.
Największa zmiana dotyczyła jednak nastawienia ludzi. Członkowie zespołu zrozumieli, że rzetelne oznaczanie swojej pracy nie jest dodatkowym obowiązkiem, ale inwestycją w sprawną komunikację i przejrzystość. Dzięki temu wszyscy zaczęli mieć dostęp do najbardziej trafnych i aktualnych informacji.
Podsumowanie
Historia tej firmy pokazuje, że narzędzie to za mało. Bez odpowiednich praktyk, jasnych reguł i systematycznego podejścia nawet najlepsza aplikacja może stać się tylko cyfrową listą zadań. Wdrożenie i szkolenie Fortask sprawiły, że Marek przestał być strażnikiem, a odzyskał rolę lidera. Zespół odzyskał jasność działania, a firma – przewidywalność w codziennej realizacji.
Fortask oferujemy z wdrożeniem, szkoleniem i administracją. Dzięki temu od samego początku wprowadzane są dobre praktyki, a ryzyko podobnych sytuacji, jakie spotkało Marka, jest znacząco ograniczone.
