Wyzwanie współpracy między działami
W wielu firmach współpraca między działami kończy się lawiną wiadomości, gubieniem szczegółów i koniecznością ciągłego przypominania o terminach. Gdy zadanie dotyczy jednocześnie sprzedaży, marketingu i obsługi klienta, każdy zespół widzi tylko swój fragment układanki, a menedżerowie spędzają długie godziny na zszywaniu wszystkiego w całość. To klasyczny przykład braku podejścia procesowego, które – jak podkreśla Grajewski – pozwala dostrzec organizację jako system powiązanych działań, a nie zbiór niezależnych jednostek.
Szablony jako fundament procesu
Fortask wychodzi naprzeciw temu wyzwaniu. Podstawą pracy w aplikacji są szablony, czyli zadania zawierające zestawy podzadań odzwierciedlające dany proces firmy. Mogą one obejmować kilka działów – przykładowo sprzedaż i marketing - a każdy menedżer grupy (działu) otrzymuje informację o przypisaniu podzadania i może wskazać konkretną osobę ze swojego zespołu odpowiedzialną za jego realizację. Dzięki temu proces nie ginie w ogólnikach, lecz ma jasno określone pakiety pracy oraz punkty kontrolne, które można traktować jak kamienie milowe.
Warto jednak dodać, że próba stworzenia szablonów obejmujących każdy możliwy scenariusz mija się z celem. Takie podejście szybko prowadzi do nadmiaru szablonów, wymusza wybór prawidłowej ścieżki już na początku i paradoksalnie – utrudnia pracę. Z innej strony, jeśli szablon zawiera podzadania „na wszystkie możliwe okazje”, to może wprowadzać szum informacyjny.
Dlatego w praktyce Fortask wspiera model „as you go” – budowanie zadania w miarę jego realizacji. Każdy szablon może być rozbudowywany o nowe podzadania lub grupy podzadań. Z jednej strony może utrudnić to precyzyjne planowanie, ale z drugiej – daje olbrzymią elastyczność, która w przypadku mniejszych projektów (zwłaszcza o dużym poziomie zmienności) jest znacznie cenniejsza.
Elastyczność dzięki modyfikatorom
Szablony nie są jednak sztywną strukturą – stanowią doskonały punkt startowy. Fortask pozwala zmieniać i rozbudowywać je za pomocą tzw. modyfikatorów – dodatkowych zestawów podzadań, które można dodać w wybranych sekcjach. Przykład? Projekt marketingowy składa się z trzech faz. W konkretnej iteracji pojawia się potrzeba rozszerzenia pierwszej części o dodatkowe działania związane z badaniem rynku (np. 3 podzadania). Wystarczy sięgnąć po odpowiedni modyfikator i proces staje się dopasowany do aktualnego kontekstu. To wielka elastyczność, o której pisała Donella Meadows, podkreślając, że skuteczne systemy reagują na zmieniające się warunki – i co najlepsze, użytkownicy nie muszą działać manualnie.
Automatyzacja, która oszczędza czas
Szablony są świetnym początkiem, modyfikatory zwiększają elastyczność ich użycia. Ale to nie koniec. Kolejnym elementem układanki jest automatyzacja. Fortask umożliwia reagowanie na zmianę terminu, statusu czy anulowanie konkretnego podzadania z danego szablonu. Co więcej, na podstawie ustalonych parametrów system sam może dodać odpowiedni modyfikator. To oznacza, że proces nie wymaga nieustannego ręcznego nadzoru – część powtarzalnych działań uruchamia się samoczynnie. Z perspektywy menedżera oznacza to mniej chaosu operacyjnego i więcej przestrzeni na działanie strategiczne.
Struktura, elastyczność i automatyzacja w jednym narzędziu
Takie podejście łączy trzy kluczowe elementy skutecznego zarządzania: jasną strukturę, elastyczność oraz automatyzację. Struktura procesów i podprocesów zamknięta w szablony i modyfikatory daje poczucie bezpieczeństwa i przewidywalności, co – jak przypomina Simon Sinek – jest podstawą budowania zaufania w zespołach. Elastyczność pozwala zespołom angażować się w pracę, ponieważ widzą, że system i procesy nie blokują inicjatyw, lecz pozwalają dopasować się do realnych potrzeb. Automatyzacja z kolei oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów, co zgodnie z zasadami metody GTD uwalnia uwagę i pozwala skupić się na kluczowych priorytetach.
Fortask i zarządzanie procesami
Fortask nie jest więc tylko aplikacją do zadań. To praktyczne narzędzie do wdrażania procesowego podejścia w codziennej pracy. Ułatwia współpracę między działami, porządkuje przepływ informacji i zmniejsza obciążenie menedżerów. A przede wszystkim – sprawia, że interdyscyplinarne zadania i projekty mogą być prowadzone płynnie, bez zbędnego napięcia i poczucia, że ktoś znów „nie dopilnował swojego kawałka”.
Administrator – rola w nowoczesnych organizacjach
Rola administratora w takim systemie to jedno z największych wyzwań organizacyjnych. To nie może być wyłącznie osoba skrupulatna i dokładna, dbająca o prawidłowe dane wejściowe w szablonach czy pilnowanie szczegółów. Administrator musi znać specyfikę swojej organizacji, rozumieć logikę procesów oraz umieć przełożyć je na strukturę zadań i automatyzacji, dostępów i reguł. To od tej roli zależy, czy szablony i modyfikatory będą odzwierciedlały rzeczywistość organizacyjną, czy staną się sztuczną konstrukcją, oderwaną od codziennej pracy. Innymi słowy, administrator powinien łączyć kompetencje techniczne z rolą analityka procesów i partnera menedżerów – co czyni jego funkcję strategiczną dla powodzenia wdrożenia.
Podsumowanie i kolejny krok
Fortask łączy w sobie trzy wartościowe perspektywy:
- Porządek procesowy (Grajewski),
- Systemowe reagowanie na zmiany (Meadows),
- Budowanie zaufania w zespole (Sinek).
To sprawia, że narzędzie staje się praktycznym pomostem między teorią zarządzania a codzienną rzeczywistością menedżera.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak Fortask może uporządkować procesy w Twoim zespole, umów bezpłatną konsultację poniżej.
