W każdej firmie przychodzi moment, gdy liczba używanych aplikacji zaczyna przerastać ludzi. Tool Sprawl nie widać od razu – objawia się chaosem, dublowaniem pracy i zanikającą odpowiedzialnością. Oto, jak procesowe podejście pozwala odzyskać kontrolę nad narzędziami i zespołami.
Zjawisko Tool Sprawl – ukryty koszt organizacji
Zjawisko Tool Sprawl polega na tym, że kolejne zespoły wprowadzają własne aplikacje do zarządzania zadaniami, komunikacją, analityką czy HR. W krótkim okresie zwiększa to komfort pracy, ale w dłuższej perspektywie prowadzi do:
- Utraty spójności procesów,
- Wzrostu kosztów licencji,
- Rozproszenia informacji i trudności w audycie,
- Zwiększenia ryzyka związanego z bezpieczeństwem.
Peter Drucker podkreślał, że „jeśli czegoś nie możesz zmierzyć, nie możesz tym zarządzać”. To zjawisko uniemożliwia rzetelny pomiar w szerszym ujęciu – każda aplikacja gromadzi dane inaczej, a menedżer traci zdolność całościowej kontroli.
Mapowanie procesów jako warunek audytu
Bez mapowania procesów audyt sprowadza się do listy narzędzi i kosztów – jest to bardzo często za mało. Jak wskazuje Grajewski, procesowe podejście oznacza patrzenie na przepływ pracy, a nie tylko na jednostkowe zadania.
Co osiągamy dzięki mapowaniu?
- Widzimy, gdzie faktycznie powstaje wartość (strumień wartości znany z metodyk Lean / PMBOK),
- Ujawniamy punkty styku między działami, gdzie zwykle powstaje chaos,
- Odsłaniamy, które narzędzia wspierają proces, a które go dublują lub spowalniają.
Bez takiej diagnozy nie wiemy, czy narzędzie jest faktycznie potrzebne – czy też jest tylko protezą dla źle zaprojektowanego procesu lub wygody nielicznych osób w organizacji. Proces powinien płynąć przez organizację w wyraźny sposób i być możliwy do prześledzenia.
Audyt procesów i narzędzi – jak podejść do niego systemowo?
Donella Meadows pisała, że systemy należy zmieniać nie przez dodawanie kolejnych elementów, lecz przez ingerencję w strukturę i przepływy informacji. Audyt procesów i narzędzi jest właśnie takim punktem ingerencji – pozwala zobaczyć, które aplikacje wspierają przepływ informacji, a które go zakłócają lub zaciemniają obraz całości.
Z perspektywy Kottera ludzie zbyt często nie zmieniają niczego, bo nie widzą powodu. Mapy procesów i wyniki audytu stają się takim powodem – uświadamiają zarządowi, menedżerom i całym zespołom, gdzie ginie czas, pieniądze i wiedza oraz skąd biorą się problemy komunikacyjne.
To właśnie jedno narzędzie, w którym zebrane będą wszystkie zadania operacyjne firmy, może stanowić o tempie adaptacji do zmian na rynku, realizacji projektów lub współpracy na styku wielu działów.
Od zadań do procesów – dlaczego to klucz
W wielu firmach praca jest definiowana jako zbiór zadań. Ale – jak podkreśla Allen w metodzie GTD – dopiero jasność co do „następnych kroków” w procesie eliminuje stres i niepewność.
Kluczowa różnica pomiędzy zadaniem a procesem
- Zadanie: jednorazowe, widoczne tylko dla zlecającego i wykonawcy.
- Proces: powtarzalny, angażujący wiele osób, możliwy do optymalizacji i automatyzacji.
Więcej o tych różnicach przeczytasz tutaj: Zadanie czy proces – jaka jest różnica i dlaczego ma znaczenie?
W rzeczywistości brak procesów oznacza brak stabilności, który wzmacnia zjawisko Tool Sprawl, bo każdy szuka własnych narzędzi, by opanować chaos.
Rekomendacje dla organizacji
- Rozpocznij od mapowania procesów – nawet w najprostszej formie przepływów, BPMN czy innych diagramów.
- Przeprowadź audyt narzędzi w oparciu o opracowaną mapę – usuń duplikaty, ustal które aplikacje wspierają kluczowe procesy.
- Zbuduj politykę narzędziową – centralne kryteria wyboru aplikacji. To zadanie IT lub, jeśli nie ma go w organizacji, Dyrektora Operacyjnego.
- Wdrażaj szablony procesów – dzięki nim zadania przestają zależeć od pamięci i preferencji jednostki, a stają się częścią systemu. Do tego celu możesz wykorzystać Fortask.
- Uczyń audyt cyklem PDCA, a nie jednorazowym wysiłkiem, bo środowisko technologiczne szybko się zmienia.
Podsumowanie
Zjawisko Tool Sprawl nie jest tylko problemem IT – to symptom braku procesowego podejścia. Dopiero mapowanie i audyt procesów pozwalają zobaczyć, gdzie dzieje się praca i jakie narzędzia naprawdę ją wspierają.
Jak podkreśla Sinek – „liderzy jedzą na końcu” – prawdziwe przywództwo to tworzenie środowiska, w którym ludzie czują się bezpiecznie i mogą współpracować. Eliminacja chaosu narzędziowego przez procesy i audyty jest jednym z fundamentów takiego środowiska.
Potrzebujesz pomocy? Umów konsultację!
