W tym artykule znajdziesz wersję minimum mapowania procesów, wystarczającą dla około 70 procent małych zespołów, które nie mają ani budżetu na zlecenie takiej operacji, ani czasu na zagłębianie się w złożone metodyki. To metoda, która zazwyczaj w kilkanaście lub kilkadziesiąt minut pozwala uchwycić najważniejsze elementy wybranego procesu.
Zanim jednak zaczniemy, chcę podzielić się pewną obserwacją dotyczącą tematu bliskiego procesom, a mianowicie procedur.
Wielu właścicieli i menedżerów podczas warsztatów powtarza: mamy procedury, ale nikt do nich nie zagląda. Część osób mówi nawet: mamy instruktaże wideo, ale ludzie wolą pytać siebie nawzajem, rozpraszając innych. W tym miejscu pojawia się więc pytanie: czy z procesami nie będzie tak samo?
Może tak być. Jeśli proces będzie oderwany od codziennej pracy, to trudno oczekiwać, że stanie się użyteczny. Co mam na myśli? Jeśli wiedza w postaci procedur jest gdzieś ukryta, to nie będzie nawet okazji, aby z niej skorzystać. Ludzie zawsze wybierają to, co łatwiejsze, dlatego pytają kolegów zamiast sprawdzić informacje samodzielnie. Jest to powód, dla którego wykorzystanie narzędzi takich jak Fortask jest tak ważne.
Przejdźmy jednak do konkretów.
Jak mapować procesy w firmie. Zestaw 3 pytań, który odsłoni prawdę
Podczas mapowania procesów na bardzo ogólnym poziomie można posłużyć się trzema głównymi pytaniami, dzięki którym przejdziemy przez całą ścieżkę działania. Zaczynamy od końca.
- Co chcemy osiągnąć
Jeśli naszym celem jest projekt plakatu, określ jego parametry i właściwości, takie jak wielkość, proporcje czy przeznaczenie. - Jaki jest pierwszy krok, który inicjuje całość
Czyli skąd wiemy, że musimy zacząć działać. Może to być zlecenie od klienta, polecenie od przełożonego lub prośba od osoby z innego działu. - Co dzieje się później Skoro wiemy, co jest na początku, należy zacząć analizować kolejne działania.
Pytanie numer trzy powtarzamy tak długo, aż dotrzemy do rezultatu. Dzięki temu otrzymujemy pełną ścieżkę działań, które należy wykonać. Jednak diabeł tkwi w szczegółach. Z takim wstępnym szkicem trzeba zrobić jeszcze kilka rzeczy. Sprawdź czy Twój proces nie powiela poniżej przedstawionych błędów.
Najczęstsze błędy w mapowaniu procesów i sposoby ich unikania
Zbyt duże lub zbyt małe kroki w procesie
Pierwszym często występującym błędem jest niewłaściwa „wielkość kroków”. Idealną metaforą tego problemu może być krążący w Internecie mem „jak narysować sowę”. Jak? Najpierw narysuj elipsę, a potem narysuj resztę sowy.
Ten przykład ma zobrazować fakt, że aby proces był użyteczny, należy upewnić się, że każdy z kroków ma odpowiednią skalę.
To jaka jest odpowiednia wielkość? Najczęściej jest to element, który można wykonać w ciągu jednego dnia lub jednej sesji pracy, choć nie zawsze.
Jeśli naszym zadaniem jest przygotowanie recenzji książki, pierwszym krokiem może być przeczytanie książki. Czasami niektóre publikacje wymagają wielu godzin, ponieważ liczą kilkaset stron. Czy w takiej sytuacji należy dzielić ten krok na mniejsze części? Niektórzy tak robią, ale jeśli proces ma być powtarzalny, a danego kroku nie da się sensownie rozbić na mniejsze elementy, dobrą praktyką jest pozostawienie go w obecnej formie.
Odpowiednia wielkość kroku nie oznacza jednej uniwersalnej wartości. Zawsze należy dopasować ją do konkretnego procesu.
Nadmierna szczegółowość procesu
Drugim błędem jest nadmierna szczegółowość. To drugi koniec tego samego spektrum. Jeśli czynność, która zwykle zajmuje godzinę, zostaje rozpisana na dwanaście kroków, to znak, że poszliśmy za daleko.
Należy znaleźć złoty środek i podejść do tematu zdroworozsądkowo. Jeśli pojawia się argument, że w ten sposób będziemy pamiętać o wszystkim, istnieje prostsze rozwiązanie: checklista.
Zbiór drobnych elementów można opisać jako jeden krok, a szczegóły umieścić właśnie na liście kontrolnej. Wracając do przykładu recenzji książki, jej przeczytanie może zawierać checklistę obejmującą:
- wybranie trzech fragmentów do zacytowania,
- opisanie głównej myśli każdego rozdziału w jednym zdaniu,
- odnalezienie związku z obszarem specjalizacji,
- oznaczenie mitów, które dana książka obala.
Opisywanie idealnej wersji procesu zamiast rzeczywistości
Trzecim błędem jest opisywanie marzeń zamiast rzeczywistości. To trudny moment, ponieważ wiele osób uważa, że skoro już pracujemy nad procesem, warto od razu go poprawić.
W praktyce prowadzi to do zamieszania. Ludzie zaczynają się zastanawiać, czy coś zostało opisane poprawnie, skoro w rzeczywistości robią to inaczej.
Początkowa faza opisywania procesów musi opierać się na stanie faktycznym. Najpierw opisujemy to, jak jest. Dopiero później wprowadzamy zmiany i usprawnienia.
Co zrobić z gotowym procesem w firmie
Opisanie procesu nie ma sensu, jeśli kończy się wydrukowaniem dokumentu i schowaniem go do segregatora lub umieszczeniem na dysku sieciowym.
Opisany proces musi funkcjonować w codziennej pracy zespołu. Ludzie raczej nie będą za każdym razem drukować listy kroków dla każdego zadania.
Dlatego warto wykorzystać narzędzia takie jak Fortask, które pozwalają automatycznie tworzyć zadania wraz z określonymi krokami. W ten sposób zadanie staje się nośnikiem terminu, miejscem wymiany informacji i źródłem wiedzy o tym, co aktualnie się dzieje.
To właśnie dzięki temu opisany proces zaczyna żyć, a zespoły realnie oszczędzają czas.
Jak wdrożyć proces w systemie zarządzania zadaniami
Istnieją jeszcze dwa elementy, które warto dodać do tak opisanego procesu lub zadania w systemie.
Wybór wykonawców poszczególnych kroków
Należy określić, kto będzie realizował poszczególne działania. Można na początku wskazać konkretny dział lub grupę stanowisk, na przykład copywriterów.
Dopiero po pojawieniu się konkretnego zadania można zdecydować, kto dokładnie się nim zajmie. Dzięki temu wybór jest ograniczony do właściwych osób, a nie do całego zespołu.
Określenie czasu realizacji zadań
Czas realizacji to temat wrażliwy, ale bardzo ważny. Proces, który ma jasno określone kroki i osoby odpowiedzialne za ich wykonanie, powinien mieć także orientacyjny czas trwania.
Na tym etapie wystarczą wartości przybliżone, na przykład dwa dni.
Test obcych oczu. Prosty sposób na sprawdzenie czytelności procesu
Na koniec warto przeprowadzić coś, co nazywam testem obcych oczu. Polega on na pokazaniu opisu procesu osobie, która nie jest z nim bezpośrednio związana, na przykład pracownikowi działu sprzedaży lub kadr.
Cel jest prosty: sprawdzić, czy taka osoba zrozumie, co należy zrobić i w jakiej kolejności.
To również dobry moment na połączenie procedur z procesami. Każda procedura może być opisem konkretnego zadania lub podzadania w systemie. W ten sposób cała wiedza organizacyjna znajduje się w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
Chcesz sprawdzić?
Umów 15-minutową rozmowę i sprawdź, czy to rozwiązanie ma sens w Twojej organizacji.
