Jak w każdej metodzie ważne są detale. Metoda SMART nie różni się pod tym względem od innych – przestrzegaj tych prostych założeń, a wszystko stanie się oczywiste. Przeczytaj poniższy artykuł, a dowiesz się jak Fortask może pomóc Twojej firmie zastosować tą metodologię w praktyce.
Dodatkowo dowiesz się jak możesz wykorzystać szablony, jako klucz do procesowego podejścia wzmacniające metodykę SMART.
SMART – na czym polega
Jest to rozwinięcie anglojęzycznego skrótu rozumianego jako
S (Specific) – czyli Sprecyzowany,
M (Measurable) – czyli inaczej mierzalny,
A (Achievable) – po prostu osiągalny,
R (Relevant) – istotny dla firmy oraz na końcu
T (Time-based) – jako określony w czasie.
OK, ale na czym to dokładnie polega? W tej metodzie chodzi o to, aby za każdym razem zlecając zadanie do realizacji miało jasno sprecyzowany, konkretny cel, który jest możliwy do osiągnięcia. Dodatkowo takie zadanie musi mieć określony termin wykonania oraz zasoby niezbędne do realizacji (w tym przypadku osoby wykonujące poszczególne etapy). W zależności od wielkości zadania można podzielić je na etapy. Istotne jest to, aby każdy z tych tych etapów również spełniał kryteria metodologii SMART. W wielu firmach wyznaczana jest osoba, która prowadzi dany projekt i warto, aby dokładnie omówić wymagania. Jeśli to Ty jesteś osobą, która dostała takie zadanie, warto zadawać dodatkowe pytania, ustalić oczekiwania, aby dostarczony rezultat był w pełni wartościowy.
Warto podzielić pracę na takie etapy, aby za każdy krok odpowiadała jedna, konkretna osoba, której kompetencje dadzą największą szansę na dobrą realizację.
Wróćmy jednak do samej metodologii.
Mając dokładnie określone powyższe kategorie można bardzo konkretnie podejść do tworzenia zadań dla zespołu. W tej formule mamy kilka aspektów, które trzeba określić w sposób sztywny jak wykonawca, czas realizacji, opis zadania co widać po tym jak skonstruowane jest standardowe okno dodawania zadań:
SMART – jak jeszcze mocniej zaakcentować wymagania
Fortask już na starcie daje częściową możliwość zastosowania metody SMART, jednak pozwala też tworzyć dedykowane szablony z których tworzone będą określone zadania. Dzięki temu, że mamy wpływ na to jak wygląda taki formularz możemy samodzielnie wskazać informacje jakie będą potrzebne do realizacji danego zadania.
Różne typy pól w szablonie
Dzięki temu, że masz wiele różnych pól: od liczbowych, tekstowych, prostego wyboru, listy (jaką tworzymy samodzielnie), dołączenia załącznika, wybór daty (w dwóch wariantach) oraz użytkownika zbudujesz dowolny formularz i wzniesiesz komunikację w zespole na wyższy poziom.
Taki wachlarz możliwości pozwala zebrać dowolne dane dodając dowolną liczbę pól - w tym zakresie szablon nie ma żadnych ograniczeń. Dodatkowo można również oznaczyć każde z takich pól jako wymagane do dodania zadania. Jeśli spotkałeś się z sytuacją, w której w otrzymanym mailu brakuje niezbędnych informacji i trzeba było wysłać prośbę o uzupełnienie danych – to za pomocą tego prostego narzędzia możesz to wyeliminować.
Dokładna historia – zadanie i jego postęp można sprawdzać w dowolnym momencie
Dzięki zastosowaniu aplikacji widać kiedy zadanie zostało utworzone oraz kiedy zostało zakończone. Przy wszystkich komentarzach również znajdują się daty i przyporządkowanie do konkretnych etapów realizacji. Tym sposobem każdy ma jasną sytuację co się stało z określonym zadaniem (oraz kiedy).
Najprostszą i podstawową formą weryfikacji jest data realizacji. Bazując na tych danych można łatwo wychwycić wąskie gardło w określonym procesie. Może się okazać, że osoba, która zawsze się opóźniała z realizacją, zwyczajnie dostawała dane niezbędne do wykonania swojej pracy za późno, co powodowało efekt kuli śnieżnej. Prawdziwej przyczyny problemu często trzeba szukać na wcześniejszym etapie procesu.
Idealne dopasowanie – wiele opcji szablonów
Każdy szablon może mieć nazwę ściśle powiązaną z polami dodatkowymi jakie konieczne są do wypełnienia w formularzu dodawania zadania. Dzięki temu możesz mieć pewność, że sortując i szukając zadań nigdy nic nie pominiesz.
Pełna elastyczność szablonów daje olbrzymie możliwości dopasowania. Każdy typ szablonu może mieć swoją określoną przestrzeń (projekt). Dodatkowo Fortask daje możliwość oznaczenia zadań jako prywatnych – czyli dostępnych tylko i wyłącznie osobom bezpośrednio zaangażowanym w dane zadanie.
Tak samo można określić, kto ma być automatycznie dołączany jako obserwator – wówczas zawsze dostanie powiadomienie o przypisaniu do takiego zadania.
Powtarzalność zadań
Jeśli pewne zadania muszą być wykonywane okresowo, np. każdego tygodnia i dotyczą określonego działania, które jest już dobrze znane i opisane, wiadomo kto i co wykonuje wystarczy skorzystać z zadań cyklicznych.
Rozpoczynając takie działanie wystarczy wybrać datę pierwszego wykonania, a następnie skonfigurować kilka detali w panelu cykliczności:
Dalej system automatycznie w określonych odstępach czasu będzie dodawał zadania oraz informował Cię o tym, że pojawiło się nowe zadanie w Twoim imieniu.
Dzięki temu metodologia SMART jest przeniesiona na jeszcze wyższy poziom.
Aby zastosować SMART zapamiętaj następujące pytania:
- Co musi zostać wykonane?
- Kto ma się zająć tym zadaniem?
- Skąd będzie wiadomo czy się udało?
- Czy cel będzie osiągalny?
- Czy cel będzie istotny dla firmy lub określonego działu?
- Kiedy sprawdzimy realizację zadania?
