Z tego artykułu dowiesz się, czym jest SCRUM oraz jak możesz zastosować go do zarządzania projektami nieinformatycznymi.
Przyjrzymy się także niektórym korzyściom płynącym z używania tej metodyki oraz temu, jak zacząć go stosować w swojej organizacji. Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem, czy właścicielem firmy, przeczytaj do końca, aby dowiedzieć się, jak SCRUM może pomóc Ci osiągnąć sukces!
Czym jest SCRUM?
To metodyka działania, która ma określoną strukturę i formę. W swoich założeniach SCRUM nastawiony jest na samodzielną organizację, współpracę w zespole oraz empiryczną weryfikację procesu. To co ważne, SCRUM powinien dostarczać działające rozwiązania.
W ramach zespołu SCRUM wyróżniamy 3 kluczowe role:
• Product Owner (PO) – jest to rola jednoosobowa. PO reprezentuje klienta lub grupę odbiorców. Wszystkie kluczowe decyzje muszą zostać przez niego zaakceptowane, a jego wybory nie mogą być kwestionowane.
• SCRUM Master (SM) – osoba, która rozumie jak działa cały proces. Odpowiada za usuwanie wszelkich przeszkód, które uniemożliwiają realizację celu Sprintu. Dostosowuje SCRUM w taki sposób, aby zadania były realizowane jak najbardziej optymalnie.
• Development Team – Samodzielny samoorganizujący się zespół, zazwyczaj liczy od 3 do 9 osób.
Ale zacznijmy od początku.
Struktura spotkań w SCRUM
Po ustaleniu oczekiwań i wymagań biznesowych oraz wybraniu zespołu odbywa się spotkanie celem zaplanowania Sprintu. Sprint jest okresem w jakim dane założenia mają zostać zrealizowane. To spotkanie może trwać nawet 8h zakładając, że Sprint będzie trwał 4 tygodnie – tutaj ustala się zadania jakie należy wykonać (Sprint Backlog), aby zrealizować cel, jaki został postawiony przed zespołem oraz estymuje się czas ich wykonania.
Sam sprint może trwać od 1 do 8 tygodni w zależności od złożoności celu, jaki trzeba zrealizować.
W czasie sprintu realizowane są codzienne, krótkie spotkania na początku każdego dnia – trwają one do 15 minut, uczestniczą w nich wszyscy członkowie zespołu. Każdy odpowiada na trzy pytania:
• Co zrobiłeś / zrobiłaś od czasu ostatniego spotkania?
• Co zrobisz do czasu następnego spotkania?
• Jakie przeszkody napotkałeś / napotkałaś?
Decyzje są podejmowane wspólnie, na bieżąco. Za usunięcie przeszkód na jakie trafiają członkowie zespołu odpowiada SCRUM Master. Zestaw zadań do wykonania zwany Backlogiem Sprintu jest na bieżąco aktualizowany i dostępny dla całego zespołu. SCRUM traktuje zmiany jako coś naturalnego, a codzienna weryfikacja tempa pozwala szybko na nie reagować – właśnie za pomocą codziennych spotkań (Daily Stand Up / Daily SCRUM).
Na koniec Sprintu następuje spotkanie Oceniające Sprint, na którym zespół prezentuje Product Ownerowi rezultat, a ten na podstawie wcześniej przyjętych kryteriów przyjmuje lub odrzuca gotowe rozwiązanie.
Po zakończonym i ocenionym Sprincie następuje Retrospekcja. To spotkanie, które ma na celu spojrzeć, co i w jaki sposób się wydarzyło. Głównie po to, aby zweryfikować jakie elementy wymagają poprawy. Retrospekcja powinna dotykać różnych aspektów: od ludzi i relacji w zespole, przez procesy aż do narzędzi włącznie.
Jakie korzyści SCRUM może przynieść firmom?
SCRUM to elastyczny i skalowalny framework do zarządzania projektami, który można dostosować do wielu różnych rodzajów projektów – chociaż sam w sobie ma określone i jasne zasady. Ta metodologia pomaga w lepszym zrozumieniu i poprawie organizacji procesów poprzez włączenie wszystkich zaangażowanych osób, a także w łatwiejszym ich monitorowaniu. Korzyści płynące ze stosowania SCRUM to między innymi:
• Zwiększenie wydajności pracy zespołu;
• Poprawa komunikacji w ramach grupy projektu;
• Lepsza jakość efektów pracy (produktów);
• Szybsze ukończenie projektów;
• Elastyczność i skalowalność.
Korzyści płynące z zastosowania SCRUM dla firm spoza branży IT
SCRUM może być stosowany w każdej branży, ponieważ jest to uniwersalny framework. Wiele firm spoza branży IT zaczyna dostrzegać korzyści płynące ze stosowania tej metodyki. Dzięki niemu organizacje mogą uzyskać lepszą wydajność pracy – dzieje się tak dzięki codziennemu śledzeniu postępów (w czasie Daily Stand Up / Daily SCRUM).
Codzienne monitorowanie postępów i planów na dany dzień na forum grupy pozwala szybciej i łatwiej odnaleźć błędy oraz uzyskać dodatkowe spojrzenie na prowadzony projekt.
Dzięki regularnej codziennej pracy, iteracje są dużo szybsze, przez co efekty również pojawiają się szybciej. Nie pozostaje tutaj miejsce na prokrastynację. Oznacza to, że SCRUM można dostosować do wielu różnych rodzajów projektów.
Metodologia sama w sobie wymusza lepszą komunikację, przewidywalność w kwestii tego, jak będzie wyglądało codzienne spotkanie oraz pewność, co dokładnie będzie rozliczane na koniec danego sprintu. SCRUM może być wykorzystany w punktach sprzedażowych pracujących na planach tygodniowych lub miesięcznych. Scrum sprawdzi się także w punktach usługowych wraz z dodatkowymi wskaźnikami specyficznymi dla danej branży. Jest to też dobre rozwiązanie, dla zespołów które pracują ze wskaźnikami NPS.
Dla wszystkich zastosowań nieinformatycznych wymogi biznesowe są określone z góry przez firmę: dana liczba sprzedanych produktów lub usług, zlecenia realizowane w określonym czasie, wskaźnik NPS na oczekiwanym poziomie lub inne.
Wdrażanie SCRUM w firmie, która nie jest do tego przyzwyczajona. Na co zwrócić uwagę?
Firmy spoza branży IT, które chcą wdrożyć SCRUM, powinny zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów.
Pierwszym i najważniejszym jest to, aby wszyscy członkowie zespołu byli świadomi i zaangażowani w proces. Jednakże, nawet jeśli wszyscy pracownicy są zaangażowani w proces, to bez odpowiedniego wsparcia ze strony zarządu wdrożenie tej metodyki w firmie może okazać się trudne lub nawet niemożliwe.
Dlatego też, drugim ważnym aspektem jest to, aby kierownictwo było zaangażowane i wspierało proces wdrażania SCRUM. Jasny i wyraźny komunikat pozwala, aby pracownicy na wszystkich szczeblach mogli skutecznie wdrożyć SCRUM w swojej codziennej pracy.
Dobrą praktyką jest wyznaczenie do danego zadania Product Ownera, który będzie prowadzić dany projekt i odpowie bezpośrednio przed zarządem. W ten sposób część decyzji będzie spoczywać na PO, a Zespół SCRUM skraca ścieżkę decyzyjną zwiększając tempo pracy.
SCRUM a inne systemy zarządzania projektami. Jakie są ich wady i zalety?
Scrum jest elastyczny i skalowalny, co oznacza, że można go dostosować do wielu różnych rodzajów projektów.
Jest to szczególnie ważne dla firm spoza branży IT, ponieważ mogą one mieć różne rodzaje projektów i potrzebują spójnej, ale elastycznej metody zarządzania, który można dostosować do własnych potrzeb.
Inne popularne systemy zarządzania projektami, takie jak Prince2 czy PMI są mniej elastyczne i bardziej złożone w codziennym wykorzystaniu.
Kolejnym benefitem jest prostota formy. Fundamentalne zasady panujące w SCRUM można przyswoić w krótkim czasie oraz w relatywnie prosty sposób – wystarczy krótkie spotkanie z zespołem.
Dlatego też, wiele firm spoza branży IT decyduje się na zastosowanie SCRUM. Jest to najbardziej odpowiednia metodologia dla ich zróżnicowanych potrzeb pochłaniająca relatywnie niewiele zasobów organizacyjnych przy wdrożeniu.
Najczęstsze problemy ze SCRUM i jak je rozwiązać
Jednym z najczęstszych problemów, które można spotkać wdrażając SCRUM w firmie, jest brak zaangażowania ze strony pracowników.
W takim przypadku, należy rozpocząć od ponownego edukowania pracowników na temat tego, czym jest SCRUM i jakie korzyści może on przynieść organizacji. Następnie, należy zapewnić pracownikom odpowiednie wsparcie do stosowania tej metodyki.
Zarząd powinien być zaangażowany w proces wdrażania metodyki i pomagać pracownikom w jego akceptacji. Aktywne promowanie tej metody jest najefektywniejsze pośród firm, które chcą w ten sposób prowadzić projekty nieinformatyczne.
Podsumowanie
Jeśli nie jesteś przekonany do podejścia SCRUM lub masz trudności z jego wdrożeniem w swojej firmie, to mam nadzieję, że ten wpis pozwolił Ci lepiej zrozumieć, czym jest SCRUM i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie. To potężne narzędzie, które - jeśli jest prawidłowo stosowane - może pomóc zwiększyć produktywność, poprawić komunikację i współpracę między członkami zespołu oraz podnieść morale. Chcemy, aby firmy odnosiły sukcesy i wierzymy, że nasz produkt może odegrać znaczącą rolę we wspieraniu firm w skutecznym wdrażaniu metodologii SCRUM.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Fortask może pomóc we wdrażaniu SCRUM lub po prostu chcesz porozmawiać z jednym z naszych ekspertów, jak wykorzystać aplikację, nie czekaj dłużej – zarezerwuj bezpłatną konsultację.
