W jaki sposób planowanie zadań wpływa na wydajność zespołu?

Zatrudniając pracowników kupujemy nie tylko ich umiejętności lub doświadczenie, ale także czas. Chcąc go maksymalnie wykorzystać przeważnie w całości zapełniamy przysłowiowe osiem godzin. Specjaliści od planowania powiedzą wam jednak, że nie jest istotne jak wiele godzin przeznaczymy na pracę a raczej jak efektywnie zagospodarujemy dostępny czas. 

Ludzie niejednokrotnie są gotowi do wzmożonej pracy, szczególnie, gdy kryje się za nią odpowiednie wynagrodzenie. W sprawnie zarządzanym zespole to jednak dopiero początek. Każde zadanie musi mieć jasno określony cel i dawać wymierne wyniki. Gdy okazuje się, że wyznaczony cel nie był konieczny do ogólnego sukcesu, doprowadzimy do powstawania nieporozumień i konfliktów.

Dodatkowo obładowani obowiązkami szybko znajdziemy się u kresu naszych możliwości. Na strategiczne myślenie czy choćby krótkoterminowe planowanie nie będzie zwyczajnie sił. Gdy nie potrafimy zadbać o nasz czas to, tym bardziej przyjdzie zakwestionować nasze kompetencje w zarządzaniu całym zespołem.

Sztuka komunikacji

Eksperci zwracają uwagę, iż podłożem większości problemów najczęściej jest brak koordynacji działań. Cierpią na to szczególnie wielopoziomowe struktury. Zwykle konkretne zadania, z uwagi na przepływające procesy, są realizowane najpierw w jednym dziale, a później w kolejnym i kolejnym. Ich koordynacja powinna wynikać z płynnej komunikacji. Trudno jednak wymagać takowej, gdy wypełnimy pełne osiem godzin pracownikom dziesiątkami zadań. Jeśli chcemy podnieść poziom współpracy powinniśmy pozwolić naszym pracownikom rozmawiać. W firmie oczywiście dochodzi do zarówno komunikacji formalnej jak i nieformalnej, która także będzie mieć istotny wpływ choćby na panującą atmosferę. O tym także warto pamiętać.

Komunikacja formalna najczęściej prowadzi do nieuniknionych spotkań na różnym szczeblu pracowniczym. Tak zwane „burze mózgów” uchodzą za najgorszego złodzieja czasu w firmach. Szczególnie tych aspirujących lub imitujących struktury specyficzne dla korporacji. Nie traktujmy jednak ich, jako zła koniecznego. Są niezbędne, aby dzielić się informacjami, wymieniać pomysły i podejmować decyzje choćby krótko terminowe. Przede wszystkim, za wszelką cenę unikajcie scenariusza, gdy pracownik opuszcza takowe spotkanie z przeświadczeniem, że właśnie stracił godzinę lub dwie z swojego dnia.

Dlatego warto wypracować techniki skuteczniejszego i krótszego prowadzenia spotkań. Każde spotkanie powinno posiadać jasno zdefiniowany cel. Nie przeładowujcie również nimi grafika tygodniowego tudzież miesięcznego. Czas spotkań skrócimy także dzięki wcześniejszemu rozesłaniu materiałów dotyczących następnej dyskusji. Uczestnicy zamiast udawać zaskoczonych i czytać przedstawione materiały na gorąco, mogą od razu przejść do wyciągania konstruktywnych wniosków. Kluczem do sukcesu będzie jeszcze wstępny odsiew materiału. Nie ma potrzeby zalewać swoich pracowników dziesiątkami informacji, które następnie i tak przepadną w codziennym zgiełku lub będą wnosić niepotrzebne zamieszanie. Selekcja informacji w świecie przeładowanym wiedzą to podstawowa umiejętność do opanowania.

Zadania ważne i ważniejsze

Równie niebezpieczne, co przeładowanie grafiku, będzie nieefektywne wykorzystanie czasu. Zadania o mniejszej randze mogą nam kraść naszej uwagi więcej niż to konieczne. Z drugiej strony nie trudno o pracowników, którzy nie wiedząc, co robić i krzątają się bez większego celu przez większość dnia.

W tym wypadku specjaliści wskazują, że pierwszym krokiem do podniesienia ogólnej wydajności jest wyeliminowanie lub minimalizowanie nieistotnych zadań. W ich miejsce powinny wejść czynności wnoszące realną wartość dodaną. Może dobrym krokiem okaże się zachęcenie podwładnych do rezerwowania w swoim grafiku dużych porcji czasu na realizację codziennych zadań oraz mniejszych na stałe czynności pokroju odpisywania na maile, bieżącego planowania i innych rutynowych czynności.

W procesie planowania i delegowania zadań także istotne będzie poznanie swoich pracowników. Z pewnością słyszeliście określenia „sowy” i „skowronki”. Dla tych dwóch grup ludzi krzywa wydajności będzie zupełnie inna. Skowronki najefektywniej pracują w godzinach przedpołudniowych, zaś sowy dostają wiatru w żagle wieczorną porą. Takie rozeznanie ma sens w dwóch wariantach. W pierwszym posiadacie duży zespół pracowników stacjonarnych i zdalnych. W drugim musicie zmierzyć się z dużym projektem, gdzie czas gra na waszą niekorzyść. Perspektywa nadgodzin będzie nieunikniona, dlatego umiejętne zarządzanie zasobami i układanie kolejnych kroków do pojęcia staje się esencjonalne dla sukcesu.

Większości przypadków, to jednak właśnie pora wczesna będzie najefektywniejsza dla realizacji codziennych obowiązków. To wtedy powinny być wykonywane zadania najistotniejsze. Przełoży się to także, na motywację do pracy przez pozostałą cześć dnia. W efekcie dopełnieniem roli przełożonego staje się analiza wyników pracy. Definiowanie celów nie wystarcza, jeśli podjęte zadania nie są monitorowane i dostosowane do indywidualnych możliwości pracowników. Dlatego istotnym będzie samodzielne opracowanie czytelnych wskaźników przez osobę zarządzającą. W dłuższym okresie czasu otrzymamy tak miarodajne informacje, pozwalające na jeszcze precyzyjniejsze planowanie.

Nie ma uniwersalnych rozwiązań

Nie ma jednego, pasującego do wszystkich podejścia w kwestii związanej z zarządzaniem czasem. Im szybciej sobie uświadomimy, że to, co sprawdza się w naszym przypadku, niekoniecznie będzie działać u innych, tym lepiej. Problem ten jest tym poważniejszy, gdy przyjdzie koordynować poczynania różnych działów w dużym przedsiębiorstwie. Nie miejcie jednak złudzeń, bowiem nawet średnie i małe zespoły nie są wolne od takich rozterek. Jak mawia stare przysłowie: „czas to pieniądz”. Dlatego w interesie każdej osoby będzie najefektywniejsze spędzenie dnia w pracy.

Załóż darmowe konto

Wypróbuj już teraz aplikację Fortask. Załóż darmowe konto i sprawdź możliwości naszej aplikacji.