W jaki sposób planowanie zadań wpływa na wydajność zespołu?

Zatrudniając pracowników kupujemy nie tylko ich umiejętności lub doświadczenie, ale także czas. Chcąc go maksymalnie wykorzystać przeważnie w całości zapełniamy pełne osiem godzin. Specjaliści ds. zarządzania czasem podkreślają, że kluczowe nie jest to, ile godzin poświęcimy na pracę, ale jak skutecznie potrafimy wykorzystać dostępny czas i energię. 

Ludzie są często gotowi pracować intensywnie, zwłaszcza gdy wiąże się to z odpowiednim wynagrodzeniem. Jednak w dobrze funkcjonującym zespole motywacja finansowa to zaledwie punkt wyjścia - kluczowe stają się jasno określone cele i poczucie sensu wykonywanej pracy. Każde zadanie musi mieć jasno określony cel i dawać wymierne wyniki. Jeśli zadania nie są powiązane z rzeczywistym celem zespołu lub organizacji, prowadzi to do frustracji, nieporozumień i utraty zaufania między członkami zespołu.

Dodatkowo obładowani obowiązkami szybko znajdziemy się u kresu naszych możliwości. Na strategiczne myślenie czy choćby krótkoterminowe planowanie nie będzie zwyczajnie sił. Brak umiejętności zarządzania własnym czasem podważa naszą wiarygodność jako liderów - trudno oczekiwać, że skutecznie poprowadzimy zespół, jeśli nie panujemy nad własną organizacją pracy.

 

Sztuka komunikacji

Wielu ekspertów podkreśla, że źródełm większości problemów w organizacjach jest brak koordynacji działań między zespołami i działami. Cierpią na to szczególnie wielopoziomowe struktury. Zwykle konkretne zadania, z uwagi na przepływające procesy, są realizowane najpierw w jednym dziale, a później w kolejnym i kolejnym. Ich koordynacja powinna wynikać z płynnej komunikacji. Trudno oczekiwać sprawnej komunikacji, jeśli każda minuta pracy pracowników wypełniopna jest zadaniami operacyjnymi, nie pozostawiając miejsca na rozmowę, refleksję i koordynację. Jeśli chcemy podnieść poziom współpracy powinniśmy pozwolić naszym pracownikom rozmawiać. W firmie oczywiście dochodzi do zarówno komunikacji formalnej jak i nieformalnej, która także będzie mieć istotny wpływ choćby na panującą atmosferę. O tym także warto pamiętać.

Komunikacja formalna najczęściej prowadzi do nieuniknionych spotkań na różnym szczeblu pracowniczym. Nieefektywnie prowadzone spotkania typu "burza mózgów" bywają postrzegane jako strata czasu - zwłaszcza w organizacjach, które nie określiły jasnych zasad prowadzenia i struktury takich spotkań. Nie traktujmy jednak ich, jako zła koniecznego. Są niezbędne, aby dzielić się informacjami, wymieniać pomysły i podejmować decyzje choćby krótko terminowe. Przede wszystkim, za wszelką cenę unikajcie scenariusza, gdy pracownik opuszcza takowe spotkanie z przeświadczeniem, że właśnie stracił godzinę lub dwie z swojego dnia.

Dlatego warto wypracować techniki skuteczniejszego i krótszego prowadzenia spotkań. Każde z nich powinno mieć jasno zdefiniowany cel i nie obciążać nadmiernie grafiku tygodniowego czy miesiecznego. Jednym z efektywnych sposobów skrócenia czasu trwania jest wcześniejsze przesłanie uczestnikom materiałów, tak aby mogli się przygotować samodzielnie, a na spotkaniu od razu przejść do meritum.

 

Praktyka "Study hall"

Alternatywne podejście stosowane jest w Amazonie, zakłada tzw "study hall" - czas ciszy na poczatku spotkania, przeznaczony na przeczytanie krótkiego, starannie opracowanego memo. Dzieki temu wszyscy uczestnicy zaczynają rozmowę w oparciu o te same informacje, co sprzyja wyrównaniu perspektyw i pozwala uniknąć nieporozumień wynikających z powierzchownego zapoznania się z treścią.

Niezależnie od wybranego modelu, kluczem do skuteczności jest odpowiednia selekcja materiału. W dobie informacyjnego przeciążenia warto ograniczyć objętość dokumentów do niezbędnego minimum, aby nie wprowadzać chaosu.

 

Zadania ważne i ważniejsze

Równie niebezpieczne, co przeładowanie grafiku, będzie nieefektywne wykorzystanie czasu. Zadania o mniejszej randze mogą nam kraść naszej uwagi więcej niż to konieczne. Z drugiej strony nie trudno o sytuacje, w których pracownicy - pozbawieni jasnych priorytetów - krzątają się bez wyraźnego celu, wykonując pozorne działania przez sporą część dnia.

W tym wypadku specjaliści wskazują, że pierwszym krokiem do podniesienia ogólnej wydajności jest wyeliminowanie lub minimalizowanie nieistotnych zadań. W ich miejsce powinny wejść czynności wnoszące realną wartość dodaną. Może dobrym krokiem okaże się zachęcenie podwładnych do rezerwowania w swoim grafiku dużych porcji czasu na realizację codziennych zadań oraz mniejszych na stałe czynności pokroju odpisywania na maile, bieżącego planowania i innych rutynowych czynności.

„Większość działań, które ludzie wykonują w pracy, ma charakter pozorny – są robione dlatego, że tak się przyjęło, a nie dlatego, że przynoszą efekt."

Richard Koch „Menedżer 80/20”

W procesie planowania i delegowania zadań także istotne będzie poznanie swoich pracowników. Warto uwzględnić indywidualne różnice w rytmach dobowych - tak zwane "sowy" i "skowronki" mają odmienne krzywe wydajności. Skowronki osiągają szczyt koncentracji przed południem, natomiast sowy działają najefektywniej wieczorami. Takie rozeznanie ma sens w dwóch wariantach. W pierwszym posiadacie duży zespół pracowników stacjonarnych i zdalnych. W drugim musicie zmierzyć się z dużym projektem, gdzie czas gra na waszą niekorzyść. Perspektywa nadgodzin będzie nieunikniona, dlatego umiejętne zarządzanie zasobami i układanie kolejnych kroków do pojęcia staje się esencjonalne dla sukcesu.

Większości przypadków, to jednak właśnie pora wczesna będzie najefektywniejsza dla realizacji codziennych obowiązków. To wtedy powinny być wykonywane zadania najistotniejsze. Przełoży się to także, na motywację do pracy przez pozostałą cześć dnia. Dlatego istotną częścią roli lidera jest nie tylko definiowanie celów, ale również bieżące monitorowanie postepów i dostosowywanie zadań do realnych możliwości oraz stylu pracy poszczególnych członków zespołu. W dłuższym okresie czasu otrzymamy tak miarodajne informacje, pozwalające na jeszcze precyzyjniejsze planowanie.

 

Nie ma uniwersalnych rozwiązań

„Nie istnieją żadne uniwersalne rozwiązania. Każdy system jest inny, dlatego każda interwencja musi być dopasowana do jego struktury, dynamiki i kontekstu.”

Donella H. Meadows, "Myślenie systemowe"

Nie istnieje uniwesalne podejście do zarządzania czasem - skuteczne rozwiązania muszą być dopasowane do kontekstu organizacyjnego, charakterystyki zespołu oraz indywidualnych preferencji pracowników. Im szybciej sobie uświadomimy, że to, co sprawdza się w naszym przypadku, niekoniecznie będzie działać u innych, tym lepiej. Problem ten jest tym poważniejszy, gdy przyjdzie koordynować poczynania różnych działów w dużym przedsiębiorstwie. Nie miejcie jednak złudzeń, bowiem nawet średnie i małe zespoły nie są wolne od takich rozterek. Jak mawia stare przysłowie: „czas to pieniądz”. Dlatego każdy pracownik (niezależnie od stanowiska) powinien dążyć do jak najlepszego wykorzystania swojego czasu pracy, zarówno z korzyścią dla organizacji jak i własnego rozwoju.

 

Bibliografia

  1. Allen, David. Przygotowani na wszystko: 52 zasady efektywności według metody Getting Things Done.
  2. Błaszczak, Ewa. Zarządzanie w chaosie, czyli sukces w biznesie zaczyna się na literę Z: zaufanie, zespół, zaangażowanie, zmiana, zwinność.
  3. Clear, James. Atomowe nawyki: Drobne zmiany, niezwykłe efekty.
  4. Cialdini, Robert B. Wywieranie wpływu na ludzi.
  5. Koch, Richard. Menedżer 80/20: Pracuj mniej, osiągaj więcej.
  6. Meadows, Donella H. Myślenie systemowe: Wprowadzenie.
  7. Sinek, Simon. Liderzy jedzą na końcu: Dlaczego niektóre zespoły potrafią świetnie współpracować, a inne nie.

 


Łukasz Fiszer
14 lutego 2022

Umów się na prezentację

Na spotkaniu z naszym specjalistą poznasz aplikację Fortask i dowiesz się jak może pomóc Ci zoptymalizować pracę w Twojej firmie.

Idę dalej
Dostosowujemy się do Ciebie
Zgoda
Szczegóły
O ciasteczkach
Ta strona korzysta z plików cookies
Wykorzystujemy pliki cookies do prawidłowego działania strony, personalizowania treści, aby oferować funkcje społecznościowe i analizować ruch w sklepie. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności. Czy zgadzasz się na wykorzystywanie plików cookies?