Organizacja pracy – jak efektywnie zarządzać czasem w pracy?

Chcesz dowiedzieć się więcej o organizacji pracy? Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć następujące elementy:

• dlaczego określenie zadań do zrobienia jest ważnym pierwszym krokiem?
• kiedy planować trudne zadania?
• organizacja pracy okiem menedżera
• planowanie własnej pracy - najważniejsze elementy
• wspólne planowanie pracy
• poprawa własnej motywacji
• zasada dwóch minut
• planowanie czasu pracy i odpoczynku
• metoda pomodoro
• jakie znaczenie ma stanowisko pracy?

 

Określenie zadań do zrobienia

Zebranie pełnych i wiarygodnych danych na temat poszczególnych zadań jest na tym etapie najważniejsze i należy to zrobić w pierwszej kolejności. Aby efektywnie pracować i nie tracić czasu, musimy w końcu wiedzieć, co należy wykonać.

Nie ma znaczenia, czy Twoje zadania są spisane w notatniku, kalendarzu, czy mają swoje miejsce w określonym folderze na poczcie. Jednak aby poświęcać mniej czasu na organizację własnej pracy, warto skorzystać z aplikacji, która pomoże skomunikować zespół - w naszym życiu zawodowym nie działamy przecież w próżni. Narzędzia w tym zakresie są dobrą praktyką, zwłaszcza jeśli pozwalają dopasować jej formę do swoich potrzeb.

Podjęcie decyzji - od czego zacząć?

Zebranie wszystkich zadań w jednym miejscu pomaga w trafnym podejmowaniu decyzji i wspiera skuteczne zarządzanie. W codziennej pracy zdarzają się zadania trudne. Część specjalistów od produktywności radzi, aby zacząć od najtrudniejszego zadania i zapomnieć o odkładaniu go na później, czyli "zjeść żabę z samego rana". Inni natomiast radzą, aby poznać, w jakim czasie jesteśmy najbardziej efektywni i na ten czas zaplanować wykonywanie tego zadania. Są też narzędzia pokroju Matrycy Eisenhowera, które ułatwiają wybór priorytetów i pracę na zadaniach.

Okiem menedżera

Organizacja pracy i delegowanie zadań bywa wyzwaniem. Narzędzia pokroju Fortask ułatwiają weryfikację bieżącego obciążenia pracowników. Tego typu widok przy dobrej organizacji pracy bywa nieoceniony. Brak jasności w tym zakresie powoduje problemy i często doprowadza do sytuacji, że w danym dniu jedna osoba ma zbyt wiele obowiązków, a druga (patrząc całościowo) przy mniejszym zakresie zadań może pozwolić sobie na więcej przerw i odpoczynek.

Ważne przy podejmowaniu decyzji przez lidera

Jeśli dobra organizacja czasu pracy - nie tylko własnej - leży w Twoich obowiązkach, to powinny być Ci znane narzędzia do organizowania pracy. Dla Twojego zespołu narzędzia mogą nie być tak istotne, jak dla menedżera. Efektywność zespołu to jedno, ale efektywność lidera to co innego. Mierzalne obowiązki są przydzielane konkretnym osobom i w kompetencjach szefa jest rozliczanie ich realizacji. Jeśli chcesz efektywnie zarządzać, musisz mieć jasno widoczne jakie zadania realizują poszczególne osoby z zespołu.

Dobra organizacja pracy własnej - czym się kierować

Jeśli zaplanowanie wszystkich zadań nie jest możliwe w wyznaczonym terminie- może warto przedyskutować terminy ich realizacji?

Jeśli widzisz, że masz zbyt wiele zadań, musisz o tym porozmawiać ze swoim przełożonym. Każdego gonią terminy i czasami zadania są rozdzielane pomiędzy pracowników według różnych kryteriów. Czasami rolę odgrywa doświadczenie w danym temacie lub wcześniejsze sukcesy w realizacji tego typu zadań.

Wspólne planowanie

Sprawdza się w sytuacjach, gdzie ważny jest czas, a obowiązków jest wiele. Realizacja poszczególnych zadań może być ważniejsza od pozostałych - mogą być to elementy, na które czekają inne osoby w zespole lub ma bezpośrednie znaczenie dla budżetu. Tutaj menedżer może zająć się doborem priorytetów, np. na nadchodzący tydzień.

Wspólne planowanie jest jednym z charakterystycznych punktów metodyki zwinnej, jaką jest Scrum. Więcej na ten temat przeczytasz w tym artykule.

Realistyczne podejście do własnej pracy

Organizacja pracy musi opierać się na realnych danych. Jeśli wiesz, że określone czynności zajmują zawsze więcej niż planowane 30 minut, to warto to uwzględnić. Wykonywanie zadań dłużej niż zostało to zaplanowane nie będzie wzmacniać motywacji i spowoduje obniżenie wydajności. Realistyczne podejście pozwala utrzymać wyższy poziom motywacji i satysfakcji z wykonywanych zadań.

Jak poprawić motywację?

Skuteczne realizacja zadań jest w stanie podnieść motywację. Satysfakcja z wykonanego zadania pozwala szybciej i łatwiej rozpocząć następne zadanie. Dlatego krótkie zadania dobrze jest realizować na początku dnia w myśl zasady przedstawionej przez jednego z ekspertów produktywności - Davida Allena.

Zasada 2 minut

Zasada ta jest przedstawiona w metodologii Getting Thing Done i mówi, że jeśli coś zajmie 2 minuty lub mniej - zrób to od razu. Po prostu. Więcej czasu zajmie planowanie wykonania lub późniejszy powrót do tego zadania niż jego realizacja w tym momencie.

Organizowanie pracy - zarezerwuj czas pracy do realizacji zadań

To określenie czasu pracy niezbędnego dla realizacji zadania jest tym elementem, który w pierwszej kolejności wpływa na poprawę organizacji czasu pracy. Jeśli nie jesteś w stanie oszacować czasu pracy - załóż coś.

W ten sposób łatwiej będzie wypełnić dzień. Czas nie jest z gumy i nikt nie jest w stanie wykonać więcej niż pozwala mu na to czas. Jeśli uważasz, że masz zbyt wiele zadań - porozmawiaj na ten temat ze swoim przełożonym.

Podobne zadania wykonuj w tych samych blokach czasu pracy

jeśli masz podobne zadania warto planować cały blok im przeznaczony. Podobny rytm pracy i poziom koncentracji może ułatwić ich realizację w takim układzie, a ułożenie poszczególnych zadań od najprostszego pozwoli skutecznie rozpocząć taki blok pracy.

Planuj swój odpoczynek

Regularne przerwy są wskazane nie tylko z przyczyn zdrowotnych, ale pozwalają także na skuteczniejszym skupieniu na następnym zadaniu. Nasza uwaga jest bardzo ulotna i skuteczne jej skupienie jest łatwiejsze po chwili odpoczynku.

Pomodoro - metoda ze zintegrowaną przerwą

To prosta metoda podnoszenia produktywności dzięki pracy w skupieniu w określonych blokach. Podzielenie pracy na krótkie bloki czasowe pomaga zachować koncentrację i skupienie. Zanim jednak zaczniesz stosować metodę pamiętaj, aby mieć zebrane zadania do wykonania.

Technika polega na wykonywaniu 25 minutowych bloków pracy w czasie których realizujesz swoje zadania, a następnie 5 minutowej przerwy. To co istotne przerwa powinna być czynnością, która pozwoli oderwać się na zadania: przekąska, przejście się po pokoju, niektórzy robią drobne ćwiczenia, inny wyglądają przez okno lub rozmawiają ze znajomymi.

Jeśli wykonasz 4 takie 25 minutowe bloki, wskazane jest zrobienie dłuższej pauzy - od 15 do nawet 30 minut.

Pomodoro - jak efektywnie zarządzać pracą?

O tym warto pamiętać przy stosowaniu metody pomodoro:

• konsekwentnie stosuj interwały czasu pracy

• wyłącz urządzenia, które mogą Cię rozpraszać

• stosuj różne aktywności w 5 minutowych odstępach pomiędzy blokami pracy

• mniejsze zadania wykonuj w jednym bloku

• pamiętaj, że jeśli zaczynasz - uczysz się z niej korzystać

Zadbaj o stanowisko pracy

To bardzo niedoceniany element, ale posiada olbrzymie znaczenie jeśli, mówimy o efektywności pracy. Jest kilka elementów, o których warto tutaj pamiętać, pozornie ze sobą niezwiązanych, które pojęcie "organizacja czasu" wnoszą na zupełnie nowy poziom.

• po rozproszeniu potrzebujesz średnio około 20 minut na skupienie

• chaos dookoła Ciebie ogranicza możliwości przetwarzania informacji przez nasz mózg

• komfort miejsca pracy: biurko, krzesło, światło

Mniej rozpraszaczy

Każdy z nas jest inny i ma to przełożenie na różne elementy, jakie nas rozpraszają. Najczęstsze się powtarzają: są to powiadomienia, które generują media społecznościowe, nadmiar przychodzących połączeń, długie rozmowy telefoniczne współpracowników, ogólny gwar i hałas.

Można używać słuchawek wygłuszających otoczenie lub z muzyką poprawiającą naszą koncentrację. Jednak nie wszystkie rozpraszacze możemy wyeliminować. Zajmijmy się tymi na które mamy wpływ.

Porządek na stanowisku pracy - wydajniejsza głowa

Wydaje się to błahostką, jednak większa czystość biurka ma realne przełożenie na zdolność naszej koncentracji na zadaniu. Mniejsza liczba elementów dookoła nas sprawia, że jest zwyczajnie mniej rzeczy, które mogą odciągnąć naszą uwagę.

Jeśli nie jesteś przekonany, po prostu spróbuj przez dwa lub 3 dni przeorganizować swoje biurko.

Komfort to nie tylko domena wakacji

Skrzypiące krzesło, słabe światło, źle ustawiony monitor, zbyt głośna klawiatura - to wszystko może mieć konkretne znaczenie i wpływ na naszą produktywność. Jeśli krzesło jest niedopasowane i musisz je ciągle poprawiać może to być rozpraszaczem działającym w tle. Zajmuje Twoją głowę i zabiera część potencjału, jaki można wykorzystać na realizację zadań lub czas wolny.

Kiepskie światło sprawia, że męczą się nie tylko oczy, może to powodować ogólne zmęczenie, senność, a nawet bóle głowy. Co za tym idzie - pogorszenie samopoczucia i spadek wydajności.

Podsumowanie

Jak widzisz organizacja pracy to złożony temat, który dotyczy nie tylko pracowników, ale także menedżerów. Same zadania do realizacji to spojrzenie tylko z jednej strony na to zagadnienie. Przygotowanie środowiska w postaci dobrego stanowiska pracy, zadbanie o ograniczenie rozpraszaczy oraz utrzymanie skupienia pozwala poprawić planowanie i sprawić, że możemy mówić o dobrej organizacji pracy, która przyczynia się do lepszej efektywności.

---