Rutyna na autopilocie. Czyli o tym, jak zyskać kontrolę nad codziennością
Automatyzacja codziennych, prostych czynności to klucz do oszczędności czasu, a co za tym idzie – efektywniejszej pracy. W ostatnim czasie przekonali się o tym pracownicy Środowiskowego Domu Samopomocy w Mosinie - placówki dziennego pobytu dla dorosłych osób z niepełnosprawnościami, dla których najważniejsza była:
- Poprawa komunikacji
- Zebranie historii uczestnika
- Możliwość weryfikacji tego, jak pracował dany zespół
- Możliwość wygenerowania zestawienia obecności
- Prostota obsługi
- Możliwość dokonania szybkich zmian i poprawek
- Cyfryzacja urlopów
Jak udało nam się zrealizować postawione cele?
- Utworzyliśmy jeden uniwersalny szablon „dzienny”
- Podzieliliśmy pracowników na grupy
- Ustawiliśmy cykliczne powtarzanie zadań dla uczestników
- Zaprojektowaliśmy ścieżkę, która określa, co może edytować pracownik
- Zbudowaliśmy dedykowane pulpity dla każdego pracownika
- Stworzyliśmy współdzielony kalendarz oraz wnioski do określonych scenariuszy
- Dla każdego uczestnika utworzyliśmy konto gościa (rodziców / opiekunów), aby mieli dostęp do wszelkich informacji i aktywności
Poprawa komunikacji – jak zrobiliśmy to skutecznie?
Myśląc o usprawnieniu komunikacji wiele osób pod lupę bierze w pierwszej kolejności komunikatory. Część z nich jest prosta i skuteczna, ale ma też jedną konkretną wadę, a jest nią nadmiar wiadomości. Sprawia to, że trudno odnaleźć w długich konwersacjach informacje naprawdę istotne i potrzebne na tu i teraz. Alternatywa? Zadania dzienne tworzone automatycznie, dające wspólną przestrzeń do rozmowy.
Wydzielenie konkretnych elementów dnia do podzadań usystematyzowało pracę i pozwoliło sprawniej planować swój dzień poszczególnym pracownikom. Efekt? Łatwiejszy dostęp do informacji (który od tej pory mają nie tylko pracownicy, ale i opiekunowie) i oszczędność czasu (zmniejszenie liczby zapytań zadawanych podczas odbierania uczestnika z placówki). Ułatwiło to też pracę kierownikowi, który od tej pory ma stały dostęp do kluczowych danych na temat pracy zespołów.
Historia – dlaczego jest tak ważna?
Historia to ten element, który pozwala prześledzić działania, sprawdzić co się wydarzyło, przeanalizować określone scenariusze, a w efekcie – lepiej przygotować się na obecne i nadchodzące wydarzenia. W organizacji pracującej codziennie z (w większości) tymi samymi osobami, które posiadają różne rodzaje niepełnosprawności, trudniej jest zorganizować pracę niż w typowym biurze. Historia pozwala łatwiej podjąć decyzję o tym komu oddelegować bardziej wymagających uczestników, kto miał z danymi osobami doświadczenie.
To właśnie dlatego implementacja zadań dotyczących konkretnego dnia miała sens. Dzięki niej można szybciej wrócić do interesującej nas daty, a sama komunikacja w takim zadaniu nastawiona jest na przekazywanie konkretnych informacji.
Nie wstając z fotela można zobaczyć wiele różnych elementów: listę uczestników, których aktywizowali fizjoterapeuci, kto pomagał w pracowni kuchennej, a kto uczestniczył w zajęciach pracowni artystycznej. Co więcej, platforma na bieżąco pozwala zweryfikować, jakie zadania realizują pracownicy danego dnia, np. w formie bardzo czytelnej tablicy.
Nie inaczej jest z raportami. Okazały się one wręcz niezbędne dla kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy, który regularnie przygotowuje zestawienia obecności (są one wymagane do rozliczeń). Po wdrożeniu szablonu wystarczy wygenerować raport zawierający wszelkie niezbędne dane i zwyczajnie dokonać podsumowania. Oprócz oszczędności czasu niweluje to ryzyko pomyłki.
Prosto i skutecznie
Cyfryzacja organizacji była doskonałym momentem do zespołowego omówienia sposobu pracy oraz ujednolicenia i ustalenia wspólnej metody działania. Trudno o lepszą podstawę i wstęp do konfiguracji uprawnień.
Dzięki niej wiadomo kto i w jakim momencie życia zadania może dokonać określonych zmian. Pierwsza wersja procesu nigdy nie jest najlepsza – to oczywiste, dlatego wspólnie robiliśmy testy, a każdy z pracowników wypowiadał się na temat swojej części zadania. Drobne zmiany szablonu pozwoliły wypracować narzędzie, które jest użyteczne dla każdej osoby wchodzącej w interakcję z uczestnikami.
To wszystko jest szczególnie ważne w momencie, gdy do zespołu dołącza nowa osoba. Z perspektywy nowego pracownika całość pozwala zrozumieć strukturę oraz przedstawić system działania w klarowny sposób.
Co sądzi o tym Olga, nowa terapeutka zajęciowa ośrodka?
Dzięki Fortaskowi wdrożenie się w pracę całego zespołu było dużo łatwiejsze. Wszystkie niezbędne informacje (np. notatki pracowników) można znaleźć w zaledwie chwilę. Szybka wymiana informacji to coś, na czym w szczególnych czasach powinno zależeć każdemu.
Poznaj pozostałe opinie kadry Środowiskowego Domu Samopomocy w Mosinie:
Anna, opiekun medyczny:
Polecam Fortaska, bo wprowadził realne zmiany w organizacji pracy w naszym ośrodku. Teraz wszystko znajduje się w jednym miejscu (począwszy od kalendarza, skończywszy na planie dnia uczestnika).
Michał, opiekun:
Narzędzie Fortask, z której korzystają pracownicy ŚDS w Mosinie usystematyzowała działania prowadzone w ośrodku. Pozwala na planowanie pracy zarówno poszczególnych pracowników, jak i całości ŚDS. Dzięki funkcji kalendarza możliwy jest wgląd w bieżące oraz przyszłe działania. Wbudowany system komunikacji i powiadomień, wprowadzone do zadań komentarze czy kanały pozwalają być na bieżąco z wszelkimi potrzebnymi informacjami tak pracownikom, jak i opiekunom uczestników.
Urlopy w formie cyfrowej
Wprowadzenie platformy do dziennego rytmu pracy organizacji daje pole do dalszego rozwoju. I my poszliśmy o krok dalej, implementując dedykowany projekt wniosków urlopowych, uwzględniający wszystkie przewidziane w przepisach scenariusze.
Wraz z nim utworzyliśmy kalendarz. Ma do niego dostęp każdy pracownik. Wystarczy zaledwie kilkanaście sekund, aby sprawdzić planowane dni wolne i dopasować swoje plany do już istniejących. To łatwe i przejrzyste.
Dodatkowa zaleta? Klarowna forma graficzna, która pozwala na szybkie podejmowanie decyzji kierownikowi.
Ile to wszystko trwało i jak wyglądało?
Pomysł – wszystko zaczyna się od niego. Nie inaczej było i w tym wypadku. Inicjatywa poukładania pracy stała się koniecznością. Narodził się pomysł, a pierwsze rozmowy pozwoliły określić wyzwania oraz uzyskać odpowiedź na to, czy daje się je rozwiązać narzędziem.
Pierwszy projekt z ręcznie utworzonym zadaniem, zarys pierwszego szablonu, dyskusje na temat formy zadań, widoków pulpitów – minął zaledwie tydzień, aby do dyspozycji wąskiej grupy pracowników ośrodka trafił pierwszy, testowy szablon.
Już kolejnego dnia pojawiły się zmiany, później następne i następne. Szablon ewoluował, rozrastał się, aby ostatecznie trafić na testy do wszystkich pracowników. Kolejne zmiany i następne, wspólne spotkania pozwoliły wypracować kilka koncepcji oszczędności czasu. Ostatecznie nadeszła pora, aby podjąć decyzję o kierunkach zmian.
Kolejny miesiąc, kolejne elementy układanki - wraz z początkiem września wdrożyliśmy wnioski urlopowe wraz z dedykowanym kalendarzem dla pracowników.
Dwa miesiące pracy pozwoliły nam lepiej poznać specyfikę pracy, ogrom wysiłku i serce, jakie kadra wkłada w pracę z uczestnikami. Dzięki temu mamy pewność, że skonfigurowane rozwiązanie działa i jest w pełni użyteczne dla wszystkich pracowników ŚDS-u.
Co sądzi o tym Jakub, kierownik placówki?
Dzisiejszy system pracy jest dynamiczny i wymagający, a to oznacza, że trzeba pójść z duchem czasu. Podejście na zasadzie kartki i długopisu lub zwykłej korespondencji mailowej stało się już nieefektywne. Praca z osobami z niepełnosprawnościami sprawia, że ta dynamika rośnie jeszcze bardziej, pojawia się wiele nowych sytuacji, na które trzeba szybko reagować. Dzięki narzędziu standardowe procesy i model naszej pracy udało się poszeregować i utworzyć czytelną strukturę. Nowe zadania łatwo przypisać do konkretnych osób. Nawet będąc poza biurem nie ma najmniejszego problemu z decyzyjnością i bieżącym przepływem informacji. Na uwagę zasługuje również możliwość „podglądu” dnia przez opiekuna – jest to wygodne dla każdej ze stron i daje np. rodzicowi poczucie kontroli nad tym, co dzieje się z jego dzieckiem. Kadra natomiast może skupić się na innych ważnych czynnościach, oszczędzając w ten sposób czas.
Co ważne - uruchomienie procesu nie zajęło nam wiele czasu. Od samego początku wiedzieliśmy jaki chcemy osiągnąć efekt, a to znacznie ułatwiało prace wdrożeniowe. Współpraca od samego początku układała się wzorowo. Bez wsparcia zespołu wdrożeniowego Fortaska nie osiągnęlibyśmy celu, a na pewno nie w tak krótkim czasie.
Dalsze plany
A to jeszcze nie koniec. W tym konkretnym Środowiskowym Domu Samopomocy dzieje się naprawdę wiele. W fazie testów są już intuicyjne grafiki dla fizjoterapeutów i projekt, w którym możliwe będzie rejestrowanie różnych zdarzeń medycznych (od podania leków, przez zdarzenia powiązane z epilepsją). Wszystko dostępne nie tylko dla pracowników, ale także opiekunów. W kolejce czekają też inne projekty, takie jak: sugestie pracownicze, oceny okresowe, czy szablon zakupowy.
