Kiedy burmistrz Dominik Michalak odbierał wyróżnienie Innowacyjnego Samorządu dla Gminy Mosina nakreślił krótko, jak wyglądał cały proces:
Kiedy kilkanaście miesięcy temu obejmowałem urząd burmistrza w przedterminowych wyborach – po wejściu do urzędu i analizie, którą przeprowadziliśmy – doszliśmy wspólnie do wniosku, że musimy poprawić system komunikacji, przepływu informacji. To udało się dzięki wielkiemu zaangażowaniu moich współpracowników, ale także współpracy z lokalnym biznesem. System zarządzania zadaniami Fortask to jest narzędzie, które wyprodukował lokalny przedsiębiorca, ale o zasięgu międzynarodowym – firma Prograte, która jest częścią grupy Impakt.
Niezwykle ważne jest to dla mnie ze względu na to, że poprzez tą współpracę z lokalnym przedsiębiorcą mogliśmy poprawić przepływ informacji w urzędzie, który jak wszyscy wiemy bezpośrednio przekłada się na wszystkie procesy, które dzieją się w naszej gminie, ale także w aglomeracji. Bo jesteśmy częścią aglomeracji poznańskiej – metropolii, która jest bardzo ważnym elementem w strukturze całego też kraju. Serdecznie dziękuję i zapraszam do Gminy Mosina
Oto perspektywa konsultanta, który realizował całość działań wdrożeniowych dla Jednostki Samorządu. Zapraszam do lektury.
Pierwsze dni w Urzędzie po objęciu stanowiska
Dla osoby, która obejmuje organizację działającą w dwóch lokalizacjach – z ponad setką osób i kilkunastoma kierownikami – to olbrzymie wyzwanie, aby poznać jej sposób funkcjonowania, nie mówiąc o wdrażaniu zmian w tak ważnym obszarze jak komunikacja i przepływ informacji. Do tej pory wszystko opierało się o maile, telefony i spotkania. Liczba wiadomości na skrzynce burmistrza szybko się powiększała i koniecznie trzeba było to zmienić.
Jako lokalny przedsiębiorca już wcześniej prowadziliśmy rozmowy z włodarzami na temat możliwości oferowanych przez nasze rozwiązanie. Odbyło się kilka rozmów i prezentacji, jednak nie było wówczas możliwości podjęcia współpracy.
W związku ze zmianą władz gminy postanowiliśmy ponownie przedstawić nasze rozwiązanie, tym razem na przykładzie jak można wykorzystać Fortask w dużej organizacji. Nasza aplikacja jest używana do zarządzania okoliczną firmą liczącą ponad 150 pracowników, którzy pracują w różnych lokalizacjach. Pokazaliśmy jak zespół z różnych części świata może się sprawnie i skutecznie komunikować. Jak się okazało zbiegło się to w czasie z momentem, kiedy burmistrzowie zakończyli analizę, z której wynikały potrzeby zmian komunikacyjnych.
Jak wyglądał początkowy etap współpracy?
Nasza współpraca zaczęła się od krótkiej prezentacji aplikacji i rozmowy. Wspólnie z burmistrzami rozmawialiśmy najpierw ogólnie o różnych elementach pracy Urzędu. Z biegiem czasu pojawiały się coraz bardziej szczegółowe prezentacje i omawialiśmy już konkretne elementy usprawniające komunikację, pojawiły się pierwsze szablony i kalendarze. Wtedy właśnie zapadła decyzja o tym, że bezpłatnie uruchomimy naszą usługę dla urzędu w celu jej przetestowania.
Zostały umówione spotkania w większym gronie, pojawiły się pytania i wątpliwości. Urząd nie jest typową firmą – poza codzienną praktyką i obowiązkami są jeszcze regulacje prawne. To właśnie akty prawne określają funkcjonowanie w wielu obszarach działania gminy. Spotkania i konsultacje pokazały, że nasze rozwiązanie to coś zupełnie nowego dla samorządu, ale bardzo potrzebnego do uporządkowania procesów i komunikacji w jednostce.
To właśnie w tym momencie została dostrzeżona szansa na znaczną poprawę przepływu informacji w ujęciu całego urzędu. Nie dotyczyło to tylko linii burmistrzowie – kierownicy. Jednak wszystko trzeba było zaplanować…
Dzięki Fortask można sięgnąć w dowolnym momencie do tego co się dzieje w konkretnej części organizacji, aby burmistrzowie mogli sprawniej odpowiadać na pytania i nie angażować do tego ludzi – nie odrywając ich od codziennych obowiązków – czyli po prostu być na bieżąco. Ze wszystkim. Wszędzie i zawsze.
Jako konsultant, mam doświadczenie w pracy z przedsiębiorstwami. Tam wszystko odbywa się w trochę innym tempie. Jednak omówiliśmy i zaplanowaliśmy jak dokładnie będzie działać usługa na próbę dla urzędu i zaczęliśmy planować dalsze prace. Na tym etapie pojawiła się też kwestia wdrożenia w Środowiskowym Domu Samopomocy – działania były prowadzone równolegle.
Pierwszy etap prac dla gminy wydawał się faktycznie długi i wymagający, ale mieliśmy silne przekonanie, że to może się udać.
Rozwiązanie trzeba było zwyczajnie sprawdzić w praktyce. Podobnie jak robi to biznes.
Pierwszy etap w UM
Nastąpiła selekcja grupy pilotażowej, weryfikacja formalna, umowa dotycząca powierzenia danych, szkolenie Administratora i wstępna konfiguracja całej usługi. W dalszych etapach pozostały szkolenia pracowników.
Z początkowych kilkunastu osób grupa robocza szybko urosła do ponad 40 urzędników. Cześć z osób chciała aktywnie uczestniczyć w pilotażu i sprawdzić swoje pomysły na wykorzystanie aplikacji. Inna część chciała tylko zobaczyć z czym będzie się mierzyć. Mijały kolejne tygodnie, a burmistrzowie przestali traktować narzędzie jako „rozwiązanie na próbę”, a bardziej jako codzienne narzędzie pracy i odpowiedź na wcześniej zdefiniowane wyzwanie związane z poprawą komunikacji. Dlatego decyzja o faktycznym wdrożeniu narzędzia nie była trudna: mniejszy stres i realny zysk czasu, dostęp do informacji od pracowników bez ich angażowania. Decyzja była oczywista.
Wspólnie ustaliliśmy warunki przejściowe do końca 2023 roku, zaplanowaliśmy aktywację kont dla wszystkich urzędników. Omówiliśmy warunki na następny rok budżetowy zapewniając bieżące wsparcie oraz zabezpieczając przyszłe potrzeby szkoleniowe.
Pierwsza jednostka: Środowiskowy Dom Samopomocy
Mniej więcej w tym samym czasie – kiedy rozpoczynał się pierwszy etap w UM – kierownik otwartej raptem kilka miesięcy wcześniej placówki był w podobnej sytuacji jak burmistrzowie. Mierzył się z ułożeniem wszystkiego w swojej jednostce. To było niczym osobne wdrożenie: inny zespół, inna specyfika pracy, większa niezależność porównując do referatów.
Podobnie jak z UM omówiliśmy wyzwania związane z komunikacją oraz pierwsze pomysły wykorzystania. Zebraliśmy niewielką grupę roboczą i zaczęliśmy działać. To wtedy wizja wdrożenia narzędzia dla całej gminy stała się jasna i bardzo atrakcyjna dla władz. Na etapie koncepcyjnym podjęta została decyzja, aby platforma była wspólna dla Urzędu Miasta i podległych jednostek.
Jeśli chodzi o wdrożenie Fortask w ŚDS więcej o tym można przeczytać tutaj: Case Study Środowiskowy Dom Samopomocy
Szkolenia z obsługi
Po wykonaniu całej pracy w pierwszym kroku nastąpiła krótka przerwa i rozpoczęliśmy etap szkoleniowy. Na początku pierwsze spotkanie dla kierowników. Następnie zapadła decyzja, aby szkolić referat po referacie, tak aby grupy były optymalne pod kątem warsztatów (od 6 do 9 osób). Taka decyzja pozwoliła, by szkolenia mogły zawierać praktyczne elementy warsztatowe przeprowadzając użytkowników przez podstawy obsługi aplikacji.
Zaproponowaliśmy kilka terminów, umówiliśmy grupy, zarezerwowaliśmy salę i zrealizowaliśmy założony program szkoleniowy wśród urzędników. Najważniejsze jednak jest to, że dzięki szkoleniom pracownicy zyskali wiedzę jak wykorzystywać platformę do jeszcze lepszej współpracy pomiędzy referatami, a coraz więcej referatów w komunikacji ze swoimi kolegami nie prosi o maila, lecz zadanie w Fortasku.
Jak przy każdej zmianie zespół odebrał ją z lekkimi obawami. Początkowy poziom wiedzy był różny, podobnie jak nastawienie. W czasie szkoleń pracownicy korzystali z odrębnej platformy szkoleniowej, dzięki czemu nie było obaw o „zepsucie czegoś”, oznaczenie niewłaściwej osoby lub ujawnienie informacji.
Same szkolenia prowadzone były w formie naprzemiennych paneli prezentacji i warsztatów dzięki czemu pracownicy nie byli przetłoczeni informacjami. Pozytywnie było też patrzeć jak pracownicy wzajemnie sobie pomagali, jeśli była ku temu okazja (jak w czasie warsztatów grupowych). Wielu urzędników już w czasie szkolenia miało pomysły co i jak można teraz zrobić przy pomocy nowego narzędzia, które ma za zadanie pomagać w codziennej pracy.
Na pozytywne efekty nie trzeba było długo czekać – szybko bowiem zaczęła spadać liczba interpelacji. Kierownicy mogli zrezygnować z udziału w sesjach rady, co pozwoliło im wykorzystać ten czas na inne zadania i skupić się na swoich obowiązkach.
O pozytywnym wpływie szkolenia z obsługi organizacji pracy w Fortask na codzienną pracę wypowiedział się również Adam Ejchorst, zastępca burmistrza:
Szkolenie to bardzo ważna część wdrożania. Poznać funkcjonalności związane z programem ma znaczenie fundamentalne. Jednak najważniejsze co osiągnięto to przełamanie strachu związanego z korzystaniem z programu. Pracownicy poprzez realizację przygotowanych zadań (…) doświadczyli, że korzystanie z programu Fortask jest proste i intuicyjne. Na uwagę zwraca profesjonalne i dobrze przemyślane dobranie zadań do prowadzonego szkolenia, dzięki czemu samo szkolenie było czystą przyjemnością.
Przykłady wykorzystania
Każdy z referatów i jednostek ma swój rytm pracy i zadania, które realizują. Każdy wykorzystuje inne elementy naszej aplikacji do swoich celów.
Referat Zarządzania Projektami i Funduszami Europejskimi bardzo ceni sobie delegowanie zadań, wyznaczanie do nich terminów oraz traktowanie ich jako centrum informacji o realizacji danego tematu. Jasno określone role oraz mniejsza liczba maili i spotkań skutkują większą efektywnością. Dodatkowe etykiety zadań pozwalają szybko i łatwo określić stan danego projektu oraz pogrupować widok zadań na dedykowanej tablicy.
Referat Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa mocno wykorzystuje kalendarz, aby umawiać mieszkańców potrzebujących ich wsparcia w zakresie programu „Czyste powietrze”. Dostęp do kalendarza mają wybrani pracownicy referatu oraz burmistrzowie, monitorując na bieżąco obłożenie i dostępność terminów. W ten sposób bez wysyłania ani jednego maila każdy z zainteresowanych ma niezbędne informacje.
Ten sam referat wykorzystuje też aktywnie Kanały, czyli moduł komunikacyjny przypominający wewnętrzne forum. Pozwalają one na łatwy podział osób uczestniczących w dyskusji – z możliwością zapraszania nowych uczestników, którzy otrzymują wgląd w prowadzone wcześniej rozmowy. Dodatkowo przy postach jest widoczne kto już wyświetlił dany wpis, działają reakcje za pomocą emotikon i oczywiście komentarze.
Więcej przykładów wykorzystania opisanych jest w artykule o wdrożenie Fortask w ŚDS. Przeczytać na ten temat można tutaj: Case Study Środowiskowy Dom Samopomocy
Zgłoszenie do Konkursu Innowacyjny Samorząd 2024
Jedna z urzędniczek z Referatu Promocji i Kultury przeglądając portal dla samorządów natrafiła na informacje o naborze wniosków. Pojawiła się inicjatywa, aby zgłosić nasze wdrożenie – w końcu adaptacja rozwiązania z rynku biznesowego na grunt samorządowy to niecodzienny projekt, doceniony również w prasie (artykuł o wdrożeniu pojawił się w lipcowo-sierpniowym wydaniu magazynu IT w Administracji). Następnie pojawiło się zadanie dotyczące zgłoszenia. Plan działania został rozpisany na osoby, terminy realizacji zostały wyznaczone. Pojawił się też film na temat tego jak Gmina Mosina wykorzystuje aplikację, który można zobaczyć na kanale YouTube Mosiny:
Wszystkie elementy zadania zostały zrealizowane: pojawił się dokładny opis, dane do zgłoszenia zostały sprawdzone, treść zatwierdzona przez burmistrza, a samo zgłoszenie zostało na końcu wysłane.
Burmistrz Roman Kolankiewicz idealnie podsumował etap związany z Filmem:
Dodam, że ten film również zaplanowaliśmy oczywiście w Fortasku
Giełda miejskich Technologii
Dzięki temu wdrożeniu i otrzymanej rekomendacji mieliśmy okazję zostać wpisani do Giełdy Miejskich Technologii prowadzonej przez PFR. Dla Jednostek Samorządu Terytorialnego daje to szansę na skorzystanie z dofinansowania na wykorzystanie naszego rozwiązania. Więcej szczegółów można znaleźć na tej stronie platformy tutaj
Twoja JST
Zdajemy sobie sprawę, że każda JST – tak samo jak każda firma jest inna – ma swoje rutyny i zwyczaje. Dlatego chętnie odpowiem na pytania lub pokażę przykład zastosowania bazujący na przedstawionym przypadku. Aby wybrać odpowiadający termin spotkania zapraszam do kalendarza:
