Getting Things Done w praktyce, czyli 5 etapów pracy – oto jak zacząć już dziś!
Czy da się pracować spokojniej i jednocześnie domykać więcej spraw? Metoda Getting Things Done (GTD) Davida Allena odpowiada na ten problem, porządkując przepływ zobowiązań, a nie tylko kalendarz. Jej rdzeniem jest pięć etapów zarządzania tokiem pracy oraz naturalne planowanie – zestaw prostych, ale precyzyjnych kroków, które „odciążają głowę” i ułatwiają wybór tego, co zrobić teraz. W poniższym tekście skupię się na przedstawieniu metodyki z perspektywy zadań do realizacji w firmie.
Dlaczego Getting Things Done?
Tradycyjne „zarządzanie czasem” często nie nadąża za liczbą spraw i zadań, które nas angażują. GTD proponuje spójny model – decyzje o działaniu nie opierają się na nadziei i pamięci, tylko na przejrzystym systemie i regularnym jego przeglądzie. Metoda działa na poziomie świadomości, a nie narzędzia. Dzięki temu można wykorzystać aplikacje pokroju Fortask w sposób bardziej intencjonalny i ukierunkowany.
5 etapów przepływu pracy, czyli rdzeń GTD
- Gromadzenie
- Analiza
- Porządkowanie
- Przegląd
- Działanie
Allen podkreśla, że to nie jest tylko „lista priorytetów na sterydach”, lecz proces, w którym każdy etap ma swoje zasady. Razem tworzą całość.
Krok 1: Gromadzenie
Zbieranie w jednym miejscu wszystkiego, co wymaga decyzji lub działania – zamiast trzymania tego w głowie. Może to być lista TO-DO, notatnik czy widżet w aplikacji. Ważne, by miejsce to było tylko tymczasowym „brudnopisem”.
Wskazówka: jeśli coś zajmie mniej niż 2 minuty – zrób to od razu.
Krok 2: Analiza
Na tym etapie opróżniasz swoją listę gromadzenia. Masz trzy opcje:
- Zrób od razu
- Oddeleguj – utwórz zadanie w systemie
- Odłóż – nadaj status „wstrzymane” lub przenieś do listy pomysłów
Każdy element powinien przejść „dalej” – zgodnie z podejściem inbox zero.
Krok 3: Porządkowanie
Tu świadomie planujesz. Zadaniom możesz nadać etykiety (np. „Przy komputerze”, „Spotkanie z Zarządem”), terminy wykonania lub estymacje czasu. Celem jest, by każde zadanie miało swój kontekst i termin.
Krok 4: Przegląd
Allen proponuje przegląd tygodniowy, ale w praktyce warto robić również codzienne. To moment, by sprawdzić aktualność zadań, domknąć sprawy, upewnić się, że nic nie utknęło. Przegląd tygodniowy pomaga „oczyścić głowę” przed weekendem.
Krok 5: Działanie
Na tym etapie korzystasz z przygotowanych list i kontekstów. Jeśli masz wolne 2 godziny pracy w skupieniu, filtrujesz zadania z taką etykietą i wybierasz te, które dadzą największy efekt lub mają najbliższy termin. Metody takie jak Pomodoro ułatwiają realizację wielu krótkich zadań.
Analogia – dlaczego to działa?
Metafora kuchni: zanim zaczniesz gotować, sprzątasz blaty, sprawdzasz przepisy, zbierasz składniki i dopiero działasz w kolejności. Tak samo działa 5 etapów GTD – dopiero uporządkowany proces daje efekt.
Wskazówka wdrożeniowa
Nie próbuj robić wszystkich etapów naraz. Lepiej wykonywać je w sekwencji i w pełni świadomie. To uruchamia ruch i porządkuje myślenie.
Podsumowanie
GTD scala codzienne decyzje w klarowny przepływ pracy. Dzięki temu umysł przestaje być miejscem do przechowywania spraw, a staje się miejscem do myślenia. Jeśli masz 15 minut, zacznij dziś.
Narzędzie w postaci Fortask będzie dobrym nośnikiem takich zadań w organizacji – niezależnie od tego, czy działasz w fundacji, firmie, jednostce samorządowej czy międzynarodowej korporacji. Jeśli nie masz systemu dedykowanego do zadań – umów konsultację i porozmawiajmy o tym, jak usprawnić pracę.
