Wyobraź sobie zespół, który za każdym razem zaczyna od nowa: te same pytania, te same „zaginione” dokumenty, te same nieporozumienia. Każdy wie co ma robić, ale nikt nie wie, kto robił coś ostatnio w danym zakresie, gdzie zostały zapisane wyniki i dlaczego znów jest za mało czasu przez deadlinem. Taki scenariusz, choć znany i powszechny, jest kosztowny – czasowo, jakościowo i organizacyjnie.
W wielu firmach wszystko zaczyna się od „zadania”. Ale to, co robimy wielokrotnie, warto przekuć w coś więcej – w formę szablonu. Wówczas zwykłe zadanie jest odzwierciedleniem procesu, który działa niezależnie od ludzkiej pamięci, skrzynki mailowej i nastroju zespołu. Zobacz, jak podejście zadaniowe i procesowe łączą się oraz kiedy warto je rozdzielać.
Czym jest rzeczony szablon? To gotowy zestaw kroków przypisanych do konkretnych osób lub zespołów. Uruchamiając go, tworzymy zadanie o powtarzalnej strukturze – wystarczy uzupełnić dane wejściowe, a Fortask zadba o resztę. Jak podkreśla R. Grajewski procesy powinny być projektowane w sposób umożliwiający ich automatyzację i powtarzalność, bo właśnie dzięki temu stają się niezależne od osoby wykonującej i łatwiej poddają się doskonaleniu.
Zadanie vs proces – jak szablony mogą je połączyć
Rodzaje zadań: incydentalne, jednoosobowe i proste
Do typowych działań ad hoc należą między innymi polecenia „przygotuj analizę dla klienta” lub „wrzuć ogłoszenie”. W aplikacji Fortask można takie zadanie utworzyć jednym kliknięciem, przypisać termin, odpowiedzialną osobę i szybko je zamknąć. W praktyce przypomina to „żółtą karteczkę” – prostą, jednorazową, która opisuje czynność do wykonania.
Proces jako szablonowe zadanie: jak działa w praktyce
W Fortask każdy proces (np. rekrutacja, rozliczenie, wniosek) może mieć swoją formę zadaniową, która powstaje z gotowego szablonu zawierającego podzadania, opisy, osoby lub grupy odpowiedzialne oraz terminy. Ta forma pozwala oszczędzić czas na planowaniu, odszukiwaniu materiałów, formularzy itp.
Odpowiednie linki mogą być dostępne w korespondujących z nimi opisach podzadań, instrukcjach, linkach do procedur bądź dysków sieciowych – wszystko zebrane w jednym miejscu.
Opracowanie dobrego szablonu wymaga chwili skupienia – to inwestycja, która zwraca się w postaci większej jakości i spójność działań. Warto też rozważyć zaangażowanie zewnętrznego konsultanta, który spojrzy na proces z dystansu, zada trafne pytania, ułatwi uporządkowanie kroków i pomoże dostrzec ukryte zależności. Dzięki temu unikniemy błędów wynikających z przyzwyczajeń i zyskujemy szerszą perspektywę operacyjną.
Co się stanie, jeśli nie użyjemy szablonów? Ryzyko i konsekwencje
Bez szablonów powtarzalne działania opierają się na pamięci ludzi i ich woli. To prowadzi do chaosu: zadania mogą się dublować, gubić lub stać w martwym punkcie. Każdy wie coś innego, nikt nie zna całości. W efekcie pojawiają się opóźnienia, rosną napięcia, a odpowiedzialność się rozmywa.
Menedżer zamiast zarządzać, gasi pożary. Zespół działa reaktywnie, a decyzje zapadają za późno. Jak pisze J. Kotter, w takim stanie organizacje nie czują potrzeby zmiany – dopóki nie będzie za późno.
Brak szablonów to też ryzyko utraty wiedzy – gdy odchodzi doświadczony pracownik, znika cały nieudokumentowany proces. To nie tylko kosztowna luka – to potencjalny efekt domina, gdzie jedna zmiana personalna uruchamia kaskadę błędów, przestojów i zatorów. Całość zaczyna się wtedy chwiać. To już nie jest metaforyczny pożar, to pożoga, a cykl reaktywności się pogłębia. Dla nowego pokolenia pracowników to sygnał ostrzegawczy lub nawet powód do odejścia.
Porównanie: zadanie i proces – kluczowe różnice
| Kryterium | Zadanie | Proces |
|---|---|---|
| Charakter | Jednorazowe | Powtarzalne, przewidywalne |
| Cel | 1 krotny efekt | Złożony z sekwencji wielu kroków |
| Zaangażowanie osób | Zwykle 1 | Zazwyczaj wiele osób lub działów |
| Widoczność | Tylko dla Zlecającego i Wykonawcy | Transpoarentna, możliwa do śledzenia przez wszystkich zainteresowanych |
| Ryzyko błędu | Wysokie ze względu na brak struktury | Niskie - zdefiniowane etapy i odpowiedzialność |
| Możliwość optymalizacji | Trudna - brak danych do porównania | Wysoka - posiada strukturę, którą można weryfikować |
| Skalowalność | Niska - zależna od ludzi | Wysoka - możliwa automatyzacja i niezależność od jednostki |
Dlaczego warto tworzyć procesy w oparciu o szablony zadań
Mniej zapominania i więcej przewidywalności w zadaniach
Każde zadanie z procesu ma swój „następny krok”. GTD podkreśla, że jasność co do kolejnych kroków eliminuje stres i poprawia działanie. Nie musisz pamiętać o wszystkich swoich otwartych zadaniach – aplikacja tworzy gotową listę. W zasadzie każdy zaangażowany w proces ma swoją listę, która może przybierać różne formy: od wszystkich otwartych spraw po listę podzadań do zrobienia tylko przeze mnie.
Jak szablony zadań skracają czas pracy i zmniejszają stres
Dzięki listom zadań i terminów jakie dostarczają szablony z aplikacji, wystarczy spojrzeć na nią, a następnie określić co i gdzie wymaga zaangażowania. Być może jesteś kierownikiem działu i chcesz sprawdzić, jakie zadania trafiły do Twojego zespołu, kto jest najbardziej obciążony pracą albo które sprawy są już po terminie. Widzisz to jak na dłoni, kolejno sprawdzając odpowiednie widoki. Bez czasochłonnego przeszukiwania poczty i zastanawiania się „co jeszcze”.
Powtarzalność zadań = większa skalowalność procesów
Proces w szablonie działa w pewien sposób niezależnie od osoby. Można go powielać, ulepszać i delegować bez utraty jakości. Jeśli inicjują go różne osoby, to i tak trafi do odpowiednich pracowników. W wielu organizacjach procesy funkcjonują nieformalnie – są znane z praktyki, ale nigdy nie zostały spisane. Takie podejście może wystarczyć na co dzień, jednak utrudnia skalowanie i uniemożliwia systematyczną optymalizację.
Mając opisany proces, którego iteracje mogą być ze sobą porównywane zyskujemy cenną perspektywę na to, co jeszcze można poprawić i udoskonalić. Owszem – pracownicy mogą powiedzieć „przecież działa”. Jednak Menedżer, który ma przed sobą szerszą perspektywę może mieć inną percepcję – może widzieć drobne opóźnienia na końcu procesu, lub przestoje w przekazywaniu informacji pomiędzy działami lub specjalistami.
Kiedy zadanie powinno stać się procesem – kluczowe kryteria
Trzy pytania, które nasuwają się po takim sformułowaniu:
- Czy robisz to w sposób powtarzalny (nawet raz na kwartał)?
- Czy angażuje to więcej niż jedną osobę lub więcej niż jeden dział?
- Czy potrzebujesz historii, statusu lub dostępu do informacji w tej kwestii?
Jeśli tak – zbuduj szablon procesu w aplikacji Fortask. Nazwij go, dodaj następujące po sobie kroki (podzadania) i odpowiedzialne osoby lub działy. System zajmie się pilnowaniem terminów, wyświetlaniem przypomnień i wysyłaniem powiadomień o zmianach do odpowiednich osób.
Dlaczego zespoły w chaosie potrzebują procesów, a nie dodatkowych zadań
„Zamiast realizować zadania przy osobnych biurkach i wydłużać proces decyzyjny poprzez maile, zacznijcie organizować wspólną przestrzeń pracy”
Ewa Błaszczak, „Zarządzanie w chaosie”.
Model zadania operacyjnego do procesu jest niczym wspólna przestrzeń pracy – ów jedno biurko, tylko wirtualne i dostępne z każdego miejsca. Każde powtórzenie procesu jest taką przestrzenią. Czytelną i jasną.
Chaos w firmie często przypomina wspomniany wcześniej pożar – zwłaszcza gdy zbliżają się terminy, a napięcie rośnie. Zamiast skupić się na realizacji celu, ludzie zaczynają gromadzić „maile z podkładką” i szukać zabezpieczenia, a nie rozwiązania. W takim pożarze wiele firm podejmuje decyzję o tym, aby przydzielić kogoś do pomocy, ale zanim to się wydarzy, to ów pomocnik musi zgłębić temat. Zadanie do procesu zbiera wszystkie informacje i historię, więc dołączenie takiej osoby sprawia, że ma wszystko „na talerzu” i nie musi tracić cennego czasu pozostałych uczestników procesu.
Zaufanie zespołu dzięki przejrzystości i wizualizacji procesów
W aplikacji Fortask każdy widzi status, odpowiedzialnych i zmiany. To nie „zadanie w pamięci” – to struktura pracy, która ma swoje ramy czasowe odzwierciedlone w rzeczywistych wymaganiach. To także większa odpowiedzialność zespołu za zadania.
Podczas wdrożeń lub mapowania procesów często okazuje się, że osoby wykonujące początkowe kroki po prostu realizują swoje zadania – bez świadomości, że ich działania uruchamiają kolejne etapy pracy wielu innych osób w zespole lub nawet w całej organizacji. Ułożenie zadania, gdzie jest to widoczne wzmacnia poczucie odpowiedzialności, ale także uczy pracowników większego szacunku do wzajemnej pracy.
„Zbyt często ludzie nie zmieniają niczego, bo nie widzą powodu. A powód pojawia się dopiero wtedy, gdy jest już za późno.”
John Kotter, „Gdy góra lodowa topnieje”.
Podsumowanie: które zadania warto szablonować i jak zmieniają firmę
Nie każde zadanie to proces. Ale każde powtarzalne działanie może być opisanym procesem – łatwym do śledzenia jeśli zbudujesz z niego szablon. Fortask pozwala zarządzać jednym i drugim w ramach jednej aplikacji. Prosto, szybko i wygodnie.
Działanie profilaktyczne – zapobieganie błędom i problemom
Wiele zespołów trwa w codziennej rutynie, działając w trybie tzw. „bieżączki” i kierując się przekonaniem, że „tak było zawsze”. Z jednej strony daje to poczucie komfortu i stabilności, ale z drugiej – skutecznie blokuje wdrażanie zmian. Pojawia się typowy mechanizm oporu: brak potrzeby refleksji, brak inicjatywy, czasem wręcz słyszymy „po co zmieniać coś, co działa”. W rzeczywistości jednak takie podejście często oznacza ignorowanie sygnałów ostrzegawczych, które mogą mieć poważne konsekwencje.
John Kotter w powyższym cytacie ostrzega, że powód objawia się, gdy jest za późno. W organizacjach taki „policzek w twarz” to na przykład odejście kluczowego klienta, utrata wartościowego pracownika, pojawienie się nowej technologii albo zmiany w otoczeniu prawnym. Wtedy wszystko zatrzęsie się u podstaw. To, co wcześniej wydawało się „działające”, przestaje już wystarczać. Dlatego tak ważne jest, aby nie czekać, aż kryzys uderzy, tylko działać prewencyjnie, zanim pojawi się przymus.
Zacznij od jednego procesu – pierwszy krok do efektywnej pracy
Wybierz często powtarzalne działanie pomiędzy zespołami, które dziś działa na nieopisanym „autopilocie”. Nazwij je, rozpisz krok po kroku (koniecznie z ludźmi), przypisz odpowiedzialne osoby lub zespoły do poszczególnych podzadań. To wystarczy, aby utworzyć szablon – a różnicę zobaczysz już po pierwszych, wykonanych zadaniach. System nie tylko je porządkuje – on tworzy środowisko, w którym zmiana staje się możliwa.
Jeśli widzisz w tym artykule sytuacje, które dzieją się w Twojej firmie, ale bez negatywnych skutków, to znak, że powinniśmy porozmawiać. Jeśli nie masz pewności od czego zacząć – umów się z nami na bezpłatną konsultację w kalendarzu . Pomagamy zespołom zobaczyć to, co dziś umyka pomiędzy skrzynką mailową, a „będę o tym pamiętał”.
Na koniec cytat:
„Nie wznosisz się na poziom swoich celów. Spadasz do poziomu swoich systemów.”
James Clear, „Atomowe nawyki”.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat mapowania procesów, koniecznie sprawdź ten artykuł: Przewodnik po mapowaniu procesów - wszystko co musisz wiedzieć.
