Każda firma ma takie zadania, które realizuje „od zawsze” i nikt się nad nimi nie zastanawia. Naturalne jest jednak to, że zadania te czasem się zmieniają i to nie w sposób najskuteczniejszy, tylko najprostszy. Efekty tego mogą być druzgocące dla finansów, zwłaszcza jeśli angażują osoby na wysokich stanowiskach.
W jednym z działów naszego klienta takim zadaniem – lub lepiej – procesem, były comiesięczne rozliczenia. Firma rosła, osób przybywało, więc proces trwał dłużej. W tym samym czasie inne obszary firmy były optymalizowane i poprawiane. W pewnym momencie zaobserwowano, że owy proces jest bardziej „tradycyjny”, niż inne obowiązujące w firmie. W końcu były maile, nie do końca określone kanały komunikacji, etc.
Zapadła decyzja, aby proces przenieść do funkcjonującego już w firmie systemu zadań.
42 dni w skali roku
Tradycyjne podejście do cyfryzacji? Zaczęliśmy od analizy dotychczasowego sposobu działania, następnie zmapowania szczegółów, jakiego typu informacji należy się spodziewać, do kiedy mają zostać dostarczone, kiedy mogą być zebrane. Określiliśmy zadania i osoby odpowiedzialne. Pozornie to miała być tylko „mała zmiana”, aby informacje nie znajdowały się na mailu i w innych kanałach komunikacyjnych, a jedynie w aplikacji. To była jasno wytyczona ścieżka postępowania zamknięta w postaci szablonu.
Dopiero po oddzieleniu tego procesu od maili i dotychczasowych metod uzyskaliśmy perspektywę, jak bardzo bieżące informacje (napływające nieprzerwanie) odrywały od rozliczenia i powodowały zwyczajny szum informacyjny.
Efekt?
Zamiast 2 dni pracy wykonywanej przez 2 osoby, finalnie proces ten zajmuje teraz 4 godziny pracy i to 1 osoby.
Początkowo czas realizacji skrócił się zauważalnie (o kilka godzin). Głównie dzięki temu, że od teraz wszystko znajdowało się w 1 kanale komunikacyjnym. Po kilku wykonanych rozliczeniach czas ten zmalał do 1 dnia. Pełna optymalizacja, która pozwoliła zredukować czas realizacji do zaledwie 4 godzin następowała stopniowo. Efekt ten osiągnięto w ciągu roku od przejścia z tym procesem do aplikacji.
Dodatkowo – od teraz nie trzeba pamiętać o planowaniu – system sam dodaje zadanie z odpowiednim wyprzedzeniem.
Jaki był cel? Kryteria sukcesu.
Kryteria sukcesu nie były wyśrubowanymi, wyliczonymi liczbami. To była „prosta” zmiana, która zakładała raptem 3 elementy:
- Zebranie wszystkich informacji w centralnym punkcie (zadania)
- Redukcja czasu wykonania rozliczenia
- Łatwy dostęp do historycznych ustaleń
Wszystko w jednym miejscu – zaczerpnęliśmy z GTD
Chyba nie ma w biznesie osoby, która nie spotkałaby się z metodyką Getting Things Done. Zakłada ona, że każde zadanie ma jasno określony następny krok. Tym dokładnie jest proces. W taki sposób zbudowaliśmy zadanie rozliczeniowe. Każde zadanie jest zbiorem wszystkiego z danego okresu i ma przypisane odpowiednie osoby odpowiedzialne za ich wykonanie.
Tak opisany proces to mniej stresu, większa jasność i efektywność ludzi w firmie.
GTD to nie tylko „system” – to też sposób podejścia, który pomaga zarządzić chaosem w firmie.
Dodatkowy bonus: 600 roboczogodzin i 14 dni pracy zarządu
Innym przykładem są wszelkie wnioski. Każda firma na ich co najmniej kilka. To obieg informacji, który spala masę czasu. Każdy wniosek jest odrębnym procesem i szablonem, którym można zarządzać. Dzięki takiemu ujednoliceniu, pracownicy nie szukają formularzy, tylko korzystają z szablonów zadań.
Jak to wygląda po przepracowaniu?
- Każdy wniosek ma swój szablon i trafia do odpowiednich osób decyzyjnych.
- Status każdego wniosku jest czytelny i aktualny – poprawia to komunikację.
- To manager podejmuje decyzję w wybranym przez siebie bloku czasu. Nie ma potrzeby mieć „szybkiego spotkania, aby omówić …. (tu wstaw element wniosku)”.
- Dostępność wniosków (nawet po czasie) dla wszystkich zainteresowanych.
Efekt?
Składanie wniosków po stronie pracowników zostało uproszczone i oszacowane jako oszczędność na poziomie 600 roboczogodzin rocznie. Po stronie osoby z zarządu, która nie musi już poświęcać czasu na doraźne konsultacje, spotkania i dopytywanie, to około 14 dni pracy.
To namacalna ilość czasu, która przekłada się na twarde liczby wyrażone w złotówkach. Tutaj zyski rosną wprost proporcjonalnie do ilości osób z kadry zarządzającej aktywnie korzystającej z aplikacji.
Fortask – narzędzie do optymalizacji procesów
Bez względu na to ile i jakie procesy oraz zadania realizujesz w organizacji – Fortask to narzędzie, które pozwoli skrócić czas potrzebny na planowanie. Szablony, w których można zawrzeć gotowy zestaw podzadań przypisanych do odpowiednich osób lub grup z ostatecznym terminem wykonania sprawia, że praca i komunikacja jest jeszcze łatwiejsza.
Uczestnicy mogą w ramach zadania dodawać komentarze, załączniki, a cała komunikacja oraz historia zmian pozostaje w jednym miejscu. To rozwiązanie, które pozwala ograniczyć komunikację mailową i telefoniczną w firmie, tworząc jeden dedykowany kanał.
Dlaczego to działa?
Narzędzie może zostać dopasowane do realiów firmy, nie narzuca sposobu pracy, ale wspiera już istniejące procesy. Jego głównym celem jest uproszczenie i uporządkowanie pracy, aby każdy wiedział, co ma zrobić w danym kontekście i kiedy. Przypisanie pracowników do konkretnych obszarów i grup sprawia, że każdy widzi tylko to, co faktycznie go dotyczy.
To nie tylko system, to sposób myślenia.
W wielu firmach mówi się o kulturze organizacyjnej, która wspiera odpowiedzialność, przejrzystość i dostęp do informacji – tutaj to kluczowy element działania. To także nowy sposób komunikacji i możliwość większego skupienia na pracy.
Sposób działania i dostępu do zadań i informacji nie jest narzucony, zależy w pełni od Administratora, który może wybierać od bardziej liberalnych po bardziej restrykcyjne konfiguracje. Dzięki temu poszczególne obszary organizacji mogą funkcjonować według potrzeb i specyfiki firmy.
Chcesz zobaczyć, jak może to działać w Twojej firmie? – daj nam znać.
Chętnie pokażemy działanie narzędzia w praktyce i pomożemy zidentyfikować procesy, które warto usprawnić w pierwszej kolejności.
