Jeśli czujesz się przytłoczony pracą i masz wrażenie, że nie ma znaczenia ile rzeczy zrobisz danego dnia, bo ciągle napływają nowe – te praktyczne porady mogą pomóc efektywnie zarządzić swoją praca. Do ich użycia wystarczy kalendarz, karta i zegarek, ale wszelkie rozwiązania cyfrowe mogą pomóc.
#1 Planuj
Planowanie pracy i swojego czasu jest kluczowe. Zacznij od podstaw – wypisz swoje zadania (lub otwórz je w aplikacji z zadaniami - jeśli korzystasz z takiego narzędzia). Zastanów się, które są pilne i ważne - te należy wykonać w pierwszej kolejności. Następnie postaraj się oszacować ile czasu potrzeba na wykonanie każdego z nich. Zarezerwuj czas w kalendarzu – pamiętając o przerwie obiadowej i przerwach dla oczu jeśli pracujesz przy ekranie.
Posiadanie zaplanowanych w czasie działań zwiększa prawdopodobieństwo ich wykonania. Dodatkowo wg Briana Tracy „1 minuta planowania oszczędza 10 minut działania”. Dlatego poświęć 10 minut codziennie na planowanie następnego dnia pracy – dzięki temu będziesz mieć poczucie kontroli i zredukujesz stres, a następny dzień rozpoczniesz z konkretną listą zadań do wykonania.
Najważniejsze o czym trzeba pamiętać: nie można planować 100% kalendarza – zostaw miejsce na przerwy i nagłe sprawy. Jeśli coś się pojawi w kategorii pożaru – trzeba go będzie ugasić i wrócić do swoich obowiązków.
#2 Wybierz duże zadania
Każdy w swojej pracy ma większe zadania, które są złożone i czasochłonne. Wybierz swoje 4 do 6 najważniejszych zadań, które nie są „na wczoraj” i pracuj nad nimi w danym tygodniu. Wymaga to oczywiście zarezerwowania czasu. Pamiętaj, aby przed ich realizacją wyłączyć komunikatory i inne rozpraszacze. Najbardziej zaangażowani w zadanie jesteśmy po około 15 minutach od rozpoczęcia nad nim pracy i jesteśmy w stanie kontynuować skupienie przez około 60 minut, a każda nagła przerwa resetuje licznik czasu potrzebnego na zaangażowanie się do zera.
Po takim bloku pracy warto zrobić chwilę przerwy, aby nabrać energii, sprawdzić maile, oddzwonić, lub inne. Codzienność kiedyś musi nas dogonić.
#3 Podobne zadania wykonuj w jednym bloku pracy
Jeśli jesteś osobą wykonująca zadania w różnych procesach, to warto się zastanowić czy nie należy wykonać ich w jednym bloku pracy. Jeśli np. odpisujesz na reklamacje – co zazwyczaj zajmuje to parę minut - warto zaplanować dłuższy, określony czas, np. 30 lub 45 minut i wykonać wszystkie zadania tego typu. Przyspieszy to proces i ułatwi wykonanie wszystkich zadań, ponieważ pozwoli się skuteczniej zaangażować w ten proces.
Jeśli zadań jest więcej - zaplanuj większy blok pracy. Jednak musisz pamiętać o tym, że monotonna praca potrafi zmęczyć. Znając swoje granice – wiesz jak duży blok pracy jesteś w stanie wykonać w jednym posiedzeniu. A jeśli nie to…
#4 Metoda pomodoro
Warto skorzystać z tej metody - jest ona dosyć prosta: 25 minut pracy w skupieniu, 5 minut przerwy – powtarzamy 4 razy i wykonujemy ostatnie 25 minut, po której następuje dłuższa przerwa - 15 minut. Oczywiście możemy wykonać mniej „pomidorków” – wszystko zależy od liczby zadań jakie mamy do wykonania.
W kalendarzu zaplanuj dłuższy blok pracy, w zależności od tego ile „pomidorków” chcesz wykonać. Metoda sprawdza się przy mniejszych i większych zadaniach. Do jej skutecznego zastosowania polecam wszelkiego rodzaju timery metody pomodoro online oraz dobrą muzykę w słuchawkach.
W tej metodzie ważne jest również rozplanowanie zadań do wykonania do konkretnych pomidorków, tak aby określoną pracę wykonać w danym 25 minutowym bloku, a następną czynność w kolejnym pomidorku.
#5 Zapisuj swoje zadania
Nasza pamięć jest dobra, ale trzymanie zadań w głowie ma swoją cenę, dlatego dobrą praktyka jest zapisywanie swoich zadań, aby można było do nich wrócić. Pozwala to uwolnić zasoby naszego umysłu – nie musimy pamiętać o tym co trzeba jeszcze zrobić, ponieważ mamy to zapisane.
Odciążenie umysłu pozwala skuteczniej skupić się na tym co robimy w danym momencie, przez co jesteśmy zdecydowanie bardziej efektywni w naszych działaniach.
Ta rada jest cenna, zwłaszcza w kontekście pierwszej podpowiedzi dotyczącej planowania. Mając gotową listę zadań, jakie się pojawiają - po prostu określamy kiedy dane zadanie zostanie wykonane. A jeśli wykonasz wszystkie zadania zaplanowane na bieżący dzień, zawsze możesz sięgnąć po coś do zrobienia z tej listy.
#6 Podsumuj
Regularnie wykonuj podsumowanie i weryfikację swoich zadań. Podsumowanie dobrze jest wykonywać na koniec tygodnia. Pomaga to zobaczyć co faktycznie zostało zrobione, co pozostało do zrobienia i wybrać następne duże zadania na nadchodzący tydzień i zaplanować działania (również te mniejsze). Są różne metody na określenie priorytetów – wybierz taką, która odpowiada Tobie najbardziej.
Ten moment – podsumowania i zastanowienia się nad tym co zostało zrobione jest też kluczem do następnego punktu :)
#7 Usprawniaj i optymalizuj
Nawet drobne usprawnienia wykonywane regularnie pozwalają osiągnąć świetne rezultaty. Praca nad poprawą efektywności się kumuluje, jeśli przekroczysz pewien próg wykonanej pracy efekty będą coraz bardziej widoczne. Dla przykładu zastosowanie metodyki podsumowania i planowania sprawi, że inwestycja tego czasu zwróci się z nawiązką.
Po kolejnym tygodniu zauważysz prawidłowości, przez co planowanie będzie jeszcze szybsze i sprawniejsze. Każde usprawnienie i zysk kilku minut dziennie podniesie Twoją produktywność, a co najważniejsze satysfakcję z pracy.
Po miesiącu pojawi się myśl o tym, że pewne rzeczy można w sumie zautomatyzować, co zaoszczędzi jeszcze więcej czasu.
