Jak stworzyć nowoczesny system ticketowy dla firm i instytucji w aplikacji Fortask?
Z tego artykułu dowiesz się jak wykorzystać do tego Fortask. Pomogą Ci w tym dalsze kroki tego poradnika:
- Planowanie - czyli jak się przygotować do wdrożenia
- Utworzenie projektu
- Szablony – czyli opisanie ścieżki postępowania
- Skuteczna komunikacja do zespołu
- Zacznij pracować w sposób uporządkowany
Przejdźmy zatem do omówienia poszczególnych elementów…
Planowanie - czyli jak się przygotować do wdrożenia
Zanim cokolwiek zaczniemy wdrażać, trzeba wiedzieć jak ma to działać “na papierze”. W tym celu trzeba sobie zadać kilka pytań:
- Kto jest zaangażowany w realizację zgłoszeń?
- Jakie kroki w ramach zgłoszenia możemy wyróżnić?
- Jak dane kroki zależą od siebie i czy są osadzone w czasie?
- Kto może dokonywać zgłoszeń?
Jeśli chcesz pogłębić temat zapraszamy do tego artykułu o mapowaniu procesów: Przewodnik po mapowaniu procesów - wszystko co musisz wiedzieć
Mając komplet informacji można przejść do wdrożenia projektu w aplikacji…
Utworzenie projektu
Aby utworzyć projekt wystarczy wybrać "Projekt" z poziomu panelu dodawania. Następnie należy wykonać podstawową konfigurację - ale na początku wystarczy nazwa i lokalizacja. Pozostałe elementy kluczowe zostaną zaprezentowane w późniejszych krokach.
Po zapisaniu Projektu można go edytować - dzięki czemu dostępne są kolejne zakładki, za pomocą których można modyfikować praktycznie całą konfigurację.
Projekt – na co zwrócić uwagę?
Jest kilka elementów, które mogą być tutaj kluczowe. Pierwszym jest opcja Zaawansowana. Aby zobowiązać użytkowników do korzystania ze zgłoszeń wyłącznie w formie szablonu, należy zaznaczyć opcję "Wymagany szablon zadań". Jeśli zadanie powinno być widoczne dla określonej grupy osób (lub konkretnych członków organizacji) zaangażowanych w dany projekt, możliwe jest skorzystanie z opcji "Zadania domyślnie prywatne" – w ten sposób będą go widziały osoby zaangażowane w zgłoszenie.
W zakładce Dostęp do projektu można przypisać odpowiednie grupy, które będą mogły dodawać zadania (osoba dodająca zadanie musi mieć nadaną rolę “zlecający” lub wyższą). W ten sposób, po dodaniu pracownika do grupy, automatycznie dostanie on odpowiednie uprawnienia do projektu (lub projektów) i kanałów w systemie.
Szablony – czyli opisanie ścieżki postępowania
Każdy szablon może pełnić inną funkcję. jeśli mówimy o zgłoszeniu danego rodzaju, to kluczowe będzie rozpisanie podzadań i zebranie odpowiednich danych za pomocą pól dodatkowych. Najważniejsze elementy związane z konfiguracją zawarte są w zakładce Dane podstawowe i Zaawansowane.
Szablony – dane podstawowe
Mamy tutaj opcję powiązanych projektów, których zadaniem jest ograniczenie dostępności szablonu do określonych lokalizacji – można tutaj wybierać nie tylko konkretne projekty, ale również foldery.
Wskazówki podczas dodawania zadania to krótkie instrukcje, które pojawiają się pod tytułem w oknie dodawania zadania z szablonu.
Powiązane grupy użytkowników umożliwiają oddać szablon tylko w ręce tych konkretnych użytkowników. Pozwala to na obsługę wielu szablonów z poziomu jednego projektu.
Zaawansowane elementy konfiguracji szablonów
Tutaj możemy określić czy zadania z tego szablonu będą prywatne, czy też nie – tak, na etapie konfigurowania projektu też było takie ustawienie, jeśli masz wiele szablonów w jednym projekcie i wszystkie muszą być dodawane jako zadania prywatne, to opcja zaznaczona w projekcie będzie skuteczna. Jeśli natomiast nie wszystkie szablony wymagają, aby zadania były prywatne, to te prywatne można oznaczyć bezpośrednio w szablonie.
Tak samo jeśli chodzi o domyślnych obserwatorów.
W tym miejscu znajduje się także Szablon nazwy – to funkcjonalność, dzięki której możemy określić jak będą nazywane zadania. Można tutaj użyć pól dodatkowych, które są wypełniane przy dodawaniu zadania przez użytkownika.
Dodatkowo określamy tutaj czy użytkownik będzie miał dostęp do pola terminu wykonania, opisu zadania oraz dodawania załączników.
Oto przykład takiego okna:
Skuteczna komunikacja do zespołu
Czasy maili, jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną w firmie, powoli odchodzą do lamusa – we współczesnych firmach stosuje się inne, bardziej efektywne rozwiązania. Jednym z tych rozwiązań są kanały.
Kanały pozwalają umieszczać informacje – niczym na firmowym forum. Dyskutować w komentarzach, używać reakcji, emotek i wywoływać konkretnych użytkowników do dyskusji.
Jeśli mamy kanał publiczny – to jest on dedykowany dla wszystkich użytkowników, a Ci nie mają możliwości opuszczenia go. W ten sposób do ważnych informacji można zagwarantować dostęp w trybie ciągłym.
Są też kanały prywatne, które służą dyskusji w mniejszych grupach. Tutaj właśnie konkretne grupy można powiązać z uczestnictwem w kanale – dokładnie na takiej samej zasadzie, jak w projektach.
Dodatkowo jeśli dołącza nowa osoba do kanału – na przykład wskutek dodania do grupy, to zyskuje dostęp do wcześniej dodanych postów. O nowych postach każdy z uczestników może dostawać powiadomienia:
Na końcu pozostaje realizacja zgłoszeń, które będą napływać od użytkowników
W tym tekście często pojawiały się grupy. Dlatego więcej na temat grup dowiesz się z filmiku, który odnajdziesz tutaj:
