Jak zaprojektować skuteczny system ticketowy (system zgłoszeń)

Dla wielu organizacji wąskim gardłem przy zaspokajaniu rosnących potrzeb firmy są ograniczone zasoby. Kluczem do sukcesu jest więc efektywne wykorzystanie dostępnych zasobów. W takiej maksymalizacji efektów może pomóc narzędzie do planowania pracy, kolejkowania jej i decydowania o najważniejszych priorytetach.

W jaki sposób można stworzyć taki system w aplikacji Fortask

Z tego artykułu dowiesz się jak wykorzystać do tego Fortask. Pomogą Ci w tym dalsze kroki tego poradnika:

  1. Planowanie - czyli jak się przygotować do wdrożenia
  2. Utworzenie projektu
  3. Szablony – czyli opisanie ścieżki postępowania
  4. Skuteczna komunikacja do zespołu
  5. Zacznij pracować w sposób uporządkowany

Przejdźmy zatem do omówienia poszczególnych elementów…

Planowanie - czyli jak się przygotować do wdrożenia

Zanim cokolwiek zaczniemy wdrażać, trzeba wiedzieć jak ma to działać “na papierze”. W tym celu trzeba sobie zadać kilka pytań:

  • Kto jest zaangażowany w realizację zgłoszeń?
  • Jakie kroki w ramach zgłoszenia możemy wyróżnić?
  • Jak dane kroki zależą od siebie i czy są osadzone w czasie?
  • Kto może dokonywać zgłoszeń?

Jeśli chcesz pogłębić temat zapraszamy do tego artykułu o mapowaniu procesów: Przewodnik po mapowaniu procesów - wszystko co musisz wiedzieć

Mając komplet informacji można przejść do wdrożenia projektu w aplikacji…

Utworzenie projektu

Aby utworzyć projekt wystarczy wybrać "Projekt" z poziomu panelu dodawania. Następnie należy wykonać podstawową konfigurację - ale na początku wystarczy nazwa i lokalizacja. Pozostałe elementy kluczowe zostaną zaprezentowane w późniejszych krokach.

Po zapisaniu Projektu można go edytować - dzięki czemu dostępne są kolejne zakładki, za pomocą których można modyfikować praktycznie całą konfigurację.

Projekt – na co zwrócić uwagę?

Jest kilka elementów, które mogą być tutaj kluczowe. Pierwszym jest opcja Zaawansowana. Aby zobowiązać użytkowników do korzystania ze zgłoszeń wyłącznie w formie szablonu, należy zaznaczyć opcję "Wymagany szablon zadań". Jeśli zadanie powinno być widoczne dla określonej grupy osób (lub konkretnych członków organizacji) zaangażowanych w dany projekt, możliwe jest skorzystanie z opcji "Zadania domyślnie prywatne" – w ten sposób będą go widziały osoby zaangażowane w zgłoszenie.

W zakładce Dostęp do projektu można przypisać odpowiednie grupy, które będą mogły dodawać zadania (osoba dodająca zadanie musi mieć nadaną rolę “zlecający” lub wyższą). W ten sposób, po dodaniu pracownika do grupy, automatycznie dostanie on odpowiednie uprawnienia do projektu (lub projektów) i kanałów w systemie.

Szablony – czyli opisanie ścieżki postępowania

Każdy szablon może pełnić inną funkcję. jeśli mówimy o zgłoszeniu danego rodzaju, to kluczowe będzie rozpisanie podzadań i zebranie odpowiednich danych za pomocą pól dodatkowych. Najważniejsze elementy związane z konfiguracją zawarte są w zakładce Dane podstawowe i Zaawansowane.

Szablony – dane podstawowe

Mamy tutaj opcję powiązanych projektów, których zadaniem jest ograniczenie dostępności szablonu do określonych lokalizacji – można tutaj wybierać nie tylko konkretne projekty, ale również foldery.

Wskazówki podczas dodawania zadania to krótkie instrukcje, które pojawiają się pod tytułem w oknie dodawania zadania z szablonu.

Powiązane grupy użytkowników umożliwiają oddać szablon tylko w ręce tych konkretnych  użytkowników. Pozwala to na obsługę wielu szablonów z poziomu jednego projektu.

Zaawansowane elementy konfiguracji szablonów

Tutaj możemy określić czy zadania z tego szablonu będą prywatne, czy też nie – tak, na etapie konfigurowania projektu też było takie ustawienie, jeśli masz wiele szablonów w jednym projekcie i wszystkie muszą być dodawane jako zadania prywatne, to opcja zaznaczona w projekcie będzie skuteczna. Jeśli natomiast nie wszystkie szablony wymagają, aby zadania były prywatne, to te prywatne można oznaczyć bezpośrednio w szablonie.

Tak samo jeśli chodzi o domyślnych obserwatorów.

W tym miejscu znajduje się także Szablon nazwy – to funkcjonalność, dzięki której możemy określić jak będą nazywane zadania. Można tutaj użyć pól dodatkowych, które są wypełniane przy dodawaniu zadania przez użytkownika.

Dodatkowo określamy tutaj czy użytkownik będzie miał dostęp do pola terminu wykonania, opisu zadania oraz dodawania załączników.

Oto przykład takiego okna:

Skuteczna komunikacja do zespołu

Czasy maili, jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną w firmie, powoli odchodzą do lamusa – we współczesnych firmach stosuje się inne, bardziej efektywne rozwiązania. Jednym z tych rozwiązań są kanały.

Kanały pozwalają umieszczać informacje – niczym na firmowym forum. Dyskutować w komentarzach, używać reakcji, emotek i wywoływać konkretnych użytkowników do dyskusji.

Jeśli mamy kanał publiczny – to jest on dedykowany dla wszystkich użytkowników, a Ci nie mają możliwości opuszczenia go. W ten sposób do ważnych informacji można zagwarantować dostęp w trybie ciągłym.

Są też kanały prywatne, które służą dyskusji w mniejszych grupach. Tutaj właśnie konkretne grupy można powiązać z uczestnictwem w kanale – dokładnie na takiej samej zasadzie, jak w projektach.

Dodatkowo jeśli dołącza nowa osoba do kanału – na przykład wskutek dodania do grupy, to zyskuje dostęp do wcześniej dodanych postów. O nowych postach każdy z uczestników może dostawać powiadomienia:

Na końcu pozostaje realizacja zgłoszeń, które będą napływać od użytkowników

W tym tekście często pojawiały się grupy. Dlatego więcej na temat grup dowiesz się z filmiku, który odnajdziesz tutaj:


Łukasz Fiszer
10 czerwca 2024

Umów się na prezentację

Na spotkaniu z naszym specjalistą poznasz aplikację Fortask i dowiesz się jak może pomóc Ci zoptymalizować pracę w Twojej firmie.

Idę dalej
Wykorzystujemy pliki cookies do prawidłowego działania strony, personalizowania treści, aby oferować funkcje społecznościowe i analizować ruch w sklepie. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności. Czy zgadzasz się na wykorzystywanie plików cookies?
Dostosowujemy się do Ciebie
Używamy ciasteczek, dzięki którym nasza strona jest dla Ciebie bardziej przyjazna i działa niezawodnie.

Ustawienia ciasteczek

Poniżej możesz sprawdzić, jakie dane zbieramy w ciasteczkach i po co je zbieramy. Nie na wszystkie musisz się zgodzić. Zawsze możesz zmienić swój wybór na stronie ciasteczek.
Ciasteczka, dzięki którym działa strona
Są niezbędne, by nasza strona działała prawidłowo, dlatego nie możesz z nich zrezygnować. Danych z tych ciasteczek używamy, aby zapewnić Ci bezpieczeństwo i wykrywać ewentualne błędy na naszej stronie.
Zgoda na przechowywanie danych dotyczących reklam
Pozwól na przechowywanie danych dotyczących reklam, co umożliwia personalizację i optymalizację wyświetlanych reklam w zgodzie z Twoimi preferencjami.
Zgoda na wykorzystanie danych użytkownika w celach reklamowych
Umożliwia wykorzystanie danych użytkownika do celów reklamowych, co pozwala na lepsze dopasowanie reklam do indywidualnych preferencji i zachowań użytkownika.
Zgoda na personalizację reklam
Pozwól na personalizację reklam na podstawie informacji o Twoich zainteresowaniach i zachowaniach, co prowadzi do bardziej odpowiednich i skutecznych reklam.
Zgoda na przechowywanie danych analitycznych
Pozwól na przechowywanie danych analitycznych w celu śledzenia i analizowania ruchu na stronie internetowej, co pomaga w zrozumieniu zachowań użytkowników i doskonaleniu doświadczenia online.
Zgoda na przechowywanie danych funkcjonalnych
Umożliwia przechowywanie danych funkcjonalnych, które są niezbędne do zapewnienia pełnej funkcjonalności strony internetowej, takiej jak preferencje użytkownika czy ustawienia językowe.
Zgoda na przechowywanie danych do personalizacji
Pozwól na przechowywanie danych służących do personalizacji treści i doświadczenia użytkownika na stronie internetowej, co pozwala na lepsze dopasowanie zawartości do indywidualnych preferencji.
Zgoda na przechowywanie danych bezpieczeństwa
Umożliwia przechowywanie danych służących do zapewnienia bezpieczeństwa witryny internetowej, co pomaga w identyfikowaniu i zapobieganiu próbom naruszenia bezpieczeństwa oraz ochronie poufności danych użytkowników.
Pliki cookie związane z reklamami i ich odbiorcami
Te pliki cookie mogą być ustawiane przez naszych partnerów reklamowych za pośrednictwem naszej strony internetowej. Mogą one być wykorzystywane przez te firmy do budowania profilu zainteresowań użytkownika i wyświetlania odpowiednich reklam na innych stronach. Nie przechowują one bezpośrednio danych osobowych, lecz opierają się na jednoznacznej identyfikacji przeglądarki i sprzętu internetowego. Jeśli użytkownik nie zezwoli na stosowanie tych plików cookie, doświadcza mniej ukierunkowanych reklam.