Jak wiadomo nie od dziś wydajna praca zależy jest w dużym stopniu od porządku i przemyślanego ułożenia poszczególnych elementów. Zasada ta ma zastosowanie praktycznie w każdej dziedzinie. Począwszy od biura księgowego, gdzie w odpowiednich segregatorach umieszczone są papiery dotyczące poszczególnych klientów kończąc na kancelarii prawnej, gdzie dokumenty są umieszczone w odpowiednich folderach, pozwalajac na szybki dostęp do tych najbardziej używanych. W każdym z tych przypadków możemy odnieść się do nich jak do projektów - w przypadku księgowości projektem może być segregator, bądź regał, a w przypadku kancelarii projektem będzie folder z dokumentami. Niezależnie od branży zawsze ma to wpływ na wydajność i przyjemność wykonywania swojego zawodu. Nawet w życiu codziennym ta zasada ma swoje zastosowanie - choćby w przypadku kuchni i niezbędnych przyborów.
Odnosząc się bezpośrednio do aplikacji zarządzania projektami bardzo ważne jest, aby dobrze przemyśleć podział na projekty. Poprawny podział pomoże nam w lepszej organizacji pracy i ułatwi wykonywanie obowiązków dlatego też, warto zastanowić się nad tym przez dłuższą chwilę. W zasadzie nie ma złotej zasady co do samego dzielenia swojej pracy na projekty. Jest to uzależnione od tego w jaki sposób realizujemy swoje zadania. Jest to na tyle indywidualna sprawa, że nawet porównując dwie firmy działające dokładnie w tym samym zakresie może okazać się, że każda wybrałaby inną formę podziału na projekty.
Przechodząc do konkretów posłużę się przykładem agencji interaktywnej. Załóżmy, że agencja prężnie działa w social media. Powołany kilkuosobowy zespół cały czas pracuje prowadząc fanpage, zajmując się dodatkowo reklamą w Adwords. W takiej sytuacji najwygodniej będzie stworzyć jeden projekt o nazwie Marketing. W nim umieszczać kolejne zadania związane z poszczególnymi zleceniami. Taka forma będzie wygodna zarówno dla osób wykonujących swoją pracę, będą działać w ramach jednego projektu, a dodatkowo dla osób zlecających.
Oczywiście jeden wspólny projekt Marketing nie wyklucza dodatkowych projektów utworzonych w związku z konkretnym klientem czy realizacją nietypowego zlecenia. Dla przykładu wyobraźmy sobie sytuację, w której realizujemy szeroko pojęty marketing dla klienta, ale dodatkowo dostaliśmy zlecenie na zbudowanie nowej strony internetowej. Z racji tego, że w ramach tworzenia nowej witryny będzie zlecanych wiele zadań, projekt jest długoterminowy to sensowne będzie utworzenie totalnie nowego projektu właśnie w tym celu.
W przypadku aplikacji Fortask należy wziąć pod uwagę jeszcze jeden ważny aspekt - uprawnienia do projektów. Odniosę się do sytuacji przedstawionej powyżej. Do projektu Marketing został przydzielony dostęp osobom zajmującym się bezpośrednio tymi tematami. Natomiast do projektu związanego z realizacją nowej strony zostali przydzieleni programiści, graficy i osoby decyzyjne. W takim układzie projekty zawierają zadaniami związane bezpośrednio z profesją pracowników co pozwala utrzymać ład i porządek. Poruszanie się po tak rozdzielonych projektach będzie z pewnością bardziej intuicyjne - nawet jeśli będziemy musieli wrócić do zamkniętego już projektu sprzed kilku lat.
Jak widać sam podział nie jest prosty i może być nieco skomplikowany dla osób, które dopiero wkraczają w świat zarządzania zadaniami. Jednak nie ma się co poddawać. Nawet jeśli w pierwszym podejściu nie uda Ci się uzyskać optymalnego podziału - nie przejmuj się. W każdej chwili możesz wprowadzić poprawki i udoskonalić strukturę projektów.
