Kanban to opracowana przeszło pół wieku temu w Japonii metoda sterowania produkcją. Łączy w sobie system informacyjny, planowanie oraz kontrolę zadań. Jednym słowem pomaga zapanować nad natłokiem obowiązków. Sprawdzi się nie tylko w dużych zakładach. Z powodzeniem znajdzie swoje zastosowanie również w małych zespołach.
Dlaczego tak chętnie stosujemy metody wizualizacji postępów pracy, szczególnie w metodach zwinnych? Okazuje się, że ludzki umysł przyswaja informację wizualną znacznie szybciej niż tylko sam tekst. Dlatego tablica Kanban – ta wirtualna i analogowa – zyskała tak ogromne grono zwolenników. Korzystają z niej wielkie firmy, startupy, zespoły naukowe, studenci i zwykli ludzie, którzy chcą efektywnie ogarnąć obowiązki dnia codziennego.
Wszystkiemu winna Toyota
Słowo “Kanban” wywodzi się z języka japońskiego. Można je przetłumaczyć, jako billboard lub tablica, na której wiszą informacje w postaci kartek („kan” – karta, „ban” – sygnał). Pionierem w stosowaniu tego systemu był japoński koncern Toyota, który wprowadził go do użycia w latach 60. Nazywano go wtedy harmonogramowaniem produkcji TPS, czyli Toyota Production System. Późniejsze akademickie rozważania na jego temat doprowadziły także do wypracowania określenia lean.
W praktyce Tablica Kanban przybiera zróżnicowane formy. Do jej przygotowania z powodzeniem można wykorzystać:
- Ścianę, drzwi szafy lub drzwi do pokoju, gdzie będziemy umieszczać samoprzylepne karteczki,
- Klasyczną tablicę korkową, na której przypinamy kolorowe karteczki,
- Lodówkę z magnesami, gdzie gromadzimy codzienne zadania,
- Pulpit komputera, na którym segregujemy odpowiednie katalogi,
- Dedykowane oprogramowanie – darmowe, ale uproszczone lub płatne i odpowiednio rozbudowane.
Zarządzanie przy pomocy Kanban
Funkcjonowanie Kanban najlepiej przedstawić na przykładzie metodyki Scrum. Zespół korzystający z niej jest samoorganizującą się jednostką, dążącą do ciągłego ulepszania procesu twórczego. Mistrz Scruma, pełniący pieczę nad produkcją planuje, deleguje, monitoruje i kontroluje realizację prac. Zespół natomiast będzie stawiać na zachowanie pewnej swobody działania, zaś inwestora interesuje przewidywany koniec prac. Dlatego koniecznym staje się odpowiednie ustawienie priorytetów, a także zachowanie czytelnej informacji zwrotnej o poczynionych postępach, przeszkodach i możliwych sposobach rozwiązaniach napotkanych problemów.
Dla zachowania przejrzystości tablica Kanban powinna zawierać garść podstawowych informacji. Poniżej zamieszczamy dość uniwersalną propozycję:
- Backlog – rejestr zawierający wszystkie zadania projektu w postaci kart.
- Product Backlog – rejestr z zaakceptowanymi kartami koniecznych do realizacji podczas sprintu (odpowiednim przedziale czasowym).
- W trakcie – moduły, nad którymi aktualnie pracujemy. Na tym etapie przykładowo Właściciel Produktu może otrzymać informację zwrotną o przewidywanym terminie realizacji zadań.
- Czekając na akceptację – produkt niespełniający wymogów po weryfikacji wraca do Product Backlog i oczekuje na wejście do kolejnego sprintu.
- Zaakceptowany – gotowy moduł „przyklepany” przez managera projektu lub klienta.
Cyfrowe narzędzia?
Wdrożono tablicę, przynajmniej w jej „analogowej” formie i panujesz już nad tempem zespołu. Czy warto, zatem iść o krok dalej? Wypada pamiętać, że w przypadku większej kooperacji różnych zespołów nie wszyscy mają okazję pracować w jednym pomieszczeniu czy nawet budynku. Współcześnie nowoczesne przedsiębiorstwa potrafią mieć strukturę rozproszoną, posiadając swoje oddziały w różnych miastach, nie wspominając już o zastępach zdalnych pracowników.
Najbardziej wymownym argumentem za wdrożeniem cyfrowych narzędzi jest możliwość ujednolicenia zdań i procedur dla dużej organizacji. Dzienna aktualizacja sprzężona z pocztą pracowniczą czy nawet prywatną w natłoku obowiązków pozwoli uniknąć stresów z nieprzewidzianymi opóźnieniami. Niemniej, nawet niewielkie, kilkuosobowe przedsiębiorstwa mogą korzystać z dobrodziejstw cyfrowego świata. Tablica Kanban będzie dla każdego łatwo dostępna nawet poza miejscem pracy o każdej porze dnia i nocy.
