Informacje ogólne - Struktura aplikacji

W aplikacji Fortask wyróżnić można kilka struktur, które służą nam do definiowania zależności, pomiędzy elementami systemu. 

Użytkownicy

Jest to podstawowy element strukturalny całego systemu. Każda osoba chcąca korzystać z aplikacji musi mieć swoje konto użytkownika. Użytkownikiem nazwać możemy przede wszystkim pracownika firmy, ale również inne osoby powiązane w jakikolwiek sposób są istotne w procesach zachodzących w firmie. Bardziej szczegółowy opis użytkowników znajdziesz w sekcji Zarządzanie użytkownikami.

Grupy użytkowników

Grupa użytkowników odzwierciedla powiązania pomiędzy użytkownikami systemu. Powiązaniami tymi mogą być np. działy, zespoły oraz dowolnie inne zależności, które sami zdefiniujemy w systemie. Do danej grupy przypisujemy dowolną liczbę użytkowników. Sam użytkownik również może należeć do wielu grup (np. pracownik może należeć do grupy Graficy oraz grupy Fotografowie produktowi). Grupowanie użytkowników ułatwia nam m. in. nadawanie uprawnień (uprawnienia można nadawać na całe grupy), kontrolę pracy w grupie (zadania można przypisywać do całej grupy - to jej menadżer decyduje o tym, kto się nim zajmie). Grupy uwalniają nas również od konieczności definiowania konkretnego wykonawcy danego zadania. Bardziej szczegółowy opis użytkowników znajdziesz w sekcji Zarządzanie grupami.

Projekty i foldery

Kolejnymi ważnymi strukturami występującymi w systemie są projekty oraz folderu. Są one omawiane razem, ponieważ ich występowanie jest ściśle ze sobą związane. Projekty służą jako kontenery dla zadań. Każdy projekt ma swoje własne ustawienia odnośnie konfiguracji przepływu pracy oraz określa dostęp do poszczególnych uprawnień. Mogą one być traktowane jako odseparowane byty, ale równie dobrze sprawdzają się jako struktury powiązane ze sobą. Dostęp do projektów definiowany jest na poziomie użytkowników bądź całych grupy. Przy bardziej rozbudowanych strukturach przydatne okazują się foldery. Służą one do grupowania projektów, aby w jeszcze prostszy sposób zarządzać uprawnieniami i rolami w systemie. Foldery wraz z projektami (dzięki możliwości wielokrotnego zagnieżdżania folderów) układają się hierarchicznie tworząc strukturę przypominającą drzewo. Bardziej szczegółowy opis użytkowników znajdziesz w sekcji Zarządzanie projektami.

Zadania i podzadania

Jednym z najważniejszych elementów systemu są zadania. Służą one do określenia pracy jaką dany użytkownik lub grupa użytkowników ma do wykonania w obrębie danego projektu. Zadania można wykorzystywać na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest zdefiniowanie zadania bez żadnych podzadań. Sposób ten sprawdza się w przypadku małych i prostych rzeczy do wykonania, które nie składają się z etapów (np. zadanie wysłać email do Klienta). Dla bardziej złożonych zadań możemy w ich obrębie zdefiniować podzadania, które określają najmniejszy element zadania, który może być rozwiązany przez jedną osobę. Przykładem złożonego zadania (zadania z podzadaniami) jest np. zlecenie grafikowi wykonania baneru reklamowego dla naszego sklepu internetowego. W takim przypadku wyróżnić możemy - w zależności od firmy - kilka podstawowych elementów. Pierwszym z nich może być podzadanie “Wykonać 5 propozycji baneru”. Kolejnym z etapów może być “Akceptacja działu marketing”. Ostatnim etapem może być “Umieszczenie baneru na stronie sklepu”. Sposób tworzenia samych zadań zależy od nas i od konkretnej potrzeby. Nie trzeba się trzymać sztywno jednego przyjętego sposobu - można je dowolnie mieszać i całość w dalszym ciągu będzie działała intuicyjnie.

Szablony zadań

Szablony zadań pełnią istotną rolę w funkcjonowaniu systemu. Chociaż są całkowicie opcjonalne zaleca się korzystania z ich. Szablony te można traktować jako swoistego rodzaju wzory dla danego zadania. Można w nich określić pola, które użytkownik zgłaszający musi uzupełnić przed dodaniem zadania. Dodatkowo można wskazać jakie podzadania mają się tworzyć automatycznie wraz z utworzeniem samego zadania. Więcej szczegółów dotyczących szablonów zadań znajdziesz w sekcji Zadania - Szablony zadań.